Grunnlaget for god eierstyring er et klart og oversiktlig forhold mellom eiere, styret og ledelsen. God eierstyring vil sørge for troverdighet og tillit blant alle interessenter og vil gi et godt grunnlag for å fremme verdiskaping og gode resultater. God eierstyring og selskapsledelse er viktig for Polaris Media ASA, og selskapets prinsipper for eierstyring og selskapsledelse samsvarer i all hovedsak med Norsk anbefaling for eierstyring og selskapsledelse (”anbefalingen”).
Nedenfor beskrives sentrale forhold knyttet til Polaris Media ASAs eierstyring og selskapsledelse. Beskrivelsen er i det vesentlige strukturert i temaer overensstemmende med anbefalingen, og i kapitteloverskriftene gis henvisning til de relevante bestemmelser i anbefalingen. Beskrivelsen dekker også forhold som ikke fremgår av anbefalingen, idet vi anser disse som sentrale i diskusjonen rundt eierstyring og selskapsledelse.
Virksomhet, mål og verdigrunnlag (anbefalingens pkt. 1 og 2)
Polaris Media ASA er morselskap i et mediekonsern og konsernets virksomhet er tydeliggjort i vedtektene hvor det fremgår at selskapets formål er å drive mediehus, informasjons- og forlagsvirksomhet, samt trykkeridrift og annen beslektet næringsvirksomhet.
Polaris Media ASA skal være best på innhold og den foretrukne markedsplass i sine regioner, i alle mediekanaler. Konsernets medier skal kjennetegnes av kvalitet og nytenkning i alle ledd. Polaris Trykk skal være Norges ledende trykkeriselskap.
Polaris Media ASAs eierstyring og selskapsledelse bygger på konsernets publisistiske tradisjon og verdigrunnlag som innebærer at kravet til redaksjonell frihet, uavhengighet og integritet skal være retningsgivende for alle medier i konsernet. Dette sentrale verdigrunnlag for styringen og ledelsen av konsernet er nedfelt i Polaris Media ASAs vedtekter slik:
- Selskapets publisistiske virksomhet skal drives på en måte som fullt ut sikrer den redaksjonelle frihet, uavhengighet og integritet i overensstemmelse med Redaktørplakatens prinsipper.
- Selskapets medier har en forpliktelse overfor sine lesere, seere, lyttere og brukere om å stå for en nyhetsformidling som er fri for bindinger, åpen for meningsmangfold og på vakt mot maktmisbruk.
- Selskapet bygger sin virksomhet på lokal og regional forankring. Det er overordnet mål å være talerør for – og kritisk medspiller til – en positiv utvikling lokalt og regionalt, og samtidig sette dagsorden nasjonalt.
Ifølge vedtektene skal et eget publisistisk råd påse at den publisistiske plattform ivaretas.
Avvik fra anbefalingens pkt. 1 og 2: Ingen.
Selskapskapital og utbytte (anbefalingens pkt. 3)
Polaris Media ASA (konsern)har per 31.12.2009 en egenkapitalandel på 34,9 %. Egenkapitalandelen er tilpasset selskapets mål, strategi og risikoprofil. Størrelsen på selskapets egenkapital tilfredsstiller fullt ut selskapets behov for egenfinansiering i forhold til den virksomhet som drives.
Selskapet har som mål at utbyttenivået skal gjenspeile aksjonærenes ønske om god løpende avkastning, i tillegg til at selskapets behov for egen utvikling ivaretas. Utbytte skal være stabilt over tid og utgjøre rundt 40-60 % av overskuddet etter skatt, forutsatt at selskapets eget kapitalbehov er dekket.
Avvik fra anbefalingens pkt. 3: Ingen.
Likebehandling og omsettelighet (anbefalingens pkt. 4 og 5)
Selskapets policy er at alle aksjonærer skal behandles likt.
Polaris Media ASA har kun én aksjeklasse med like rettigheter knyttet til hver aksje.
Hver aksje har 1 stemme i selskapets generalforsamling. Ifølge vedtektene kan ingen på egne eller andres vegne til sammen stemme for flere enn en femtedel av de på generalforsamlingen representerte aksjer. Vedtektene har også en konsolideringsbestemmelse, slik at ved anvendelse av reglene om beregning av stemmetak, regnes like med aksjonærens egne aksjer, aksjer som eies av aksjonærens nærstående. Endring av vedtektenes bestemmelse om redaksjonell plattform krever minst 3/4 flertall så vel av avgitte stemmer som av den aksjekapital som er representert på generalforsamlingen.
Selskapets aksjer er fritt omsettelige. Det er ikke vedtektsfestet noen form for omsetningsbegrensninger.
Aksjene i Polaris Media ASA er notert på Oslo Børs.
Avvik fra anbefalingens pkt. 4 og 5: Ifølge anbefalingen bør selskapet ha kun én aksjeklasse og for så vidt foreligger ingen avvik. Stemmerettsbegrensningen i vedtektene og det særlig kvalifiserte flertall for beslutning om endring av vedtektenes bestemmelse om redaksjonell plattform er begrunnet i Polaris Media ASAs publisistiske ansvar og samfunnsrolle som mediebedrift og sikrer konsernets uavhengighet og integritet.
Generalforsamling (anbefalingens pkt. 6)
Ordinær generalforsamling avholdes innen utgangen av mai måned. Alle aksjonærer med kjent adresse får skriftlig innkalling til generalforsamling, og forslag til vedtak og nødvendig bakgrunnsinformasjon sendes til aksjonærene minst 21 dager før foreslått generalforsamling og kunngjøres dessuten ved annonser i Adresseavisen, Harstad Tidende, iTromsø, Romsdals Budstikke og Sunnmørsposten. Innkalling til generalforsamling med saksdokumenter er tilgjengelig på www.polarismedia.no minst 21 dager før generalforsamling.
Aksjonærer som ikke selv kan delta, kan stemme ved bruk av fullmakt. Aksjonærer som vil møte på generalforsamling eller avgi stemmer ved fullmakt, må melde fra skriftlig til selskapet, eventuelt sende fullmakt lydende på navn til selskapet, minst tre dager før generalforsamlingen holdes. Styreleder, konsernsjef og revisor deltar på ordinær generalforsamling.
Avvik fra anbefalingens pkt. 6: Ingen.
Valgkomité (anbefalingens pkt. 7)
Valgkomitéen i Polaris Media ASA er vedtektsbestemt og består av 3 medlemmer valgt av generalforsamlingen for 1 år ad. gangen. Valgkomiteen skal fremme forslag til generalforsamlingen på valg av medlemmer og varamedlemmer til styret og medlemmer av valgkomitéen. Valgkomitéen skal fremme forslag på godtgjørelse til medlemmer av styret, valgkomitéen, kompensasjonskomiteen, revisjonskomiteen og det publisistiske råd. På generalforsamlingen i mai 2009 ble følgende valgt til medlemmer av valgkomiteen: Berit Rian (leder), Elbjørg Gui-Standal og Eyvind Stav.
Avvik fra anbefalingens pkt. 7: Ingen.
Styrets sammensetning og arbeid (anbefalingens pkt. 8 og 9)
Styret er sammensatt for å ivareta aksjonærfellesskapets interesser, og selskapets behov for kompetanse, kapasitet og mangfold. Styret i Polaris Media ASA består av 10 personer med stemmerett, hvorav 3 er representanter for de ansatte. Styrets 7 aksjonærvalgte medlemmer velges av generalforsamlingen etter forslag fra valgkomiteen. Styret tilfredsstiller kravene til uavhengighet som følger av anbefalingen. Totalt er det 4 kvinner i styret, hvorav 3 aksjonærvalgte. For å sikre kontinuitet i styret velges styret for en periode på 2 år, halvparten er på valg hvert år. Styret i Polaris Media ASA har den overordnede myndighet og ansvar for forvaltningen av konsernet. Det avholdes 8-10 styremøter i året i tillegg til at det årlig arrangeres strategiseminar for styret. Presentasjon av styremedlemmene og deres kompetanse framgår av egen oversikt i årsrapporten. Generalforsamlingen velger styrets leder og nestleder. Styret ansetter selskapets konsernsjef. Styret vedtar årlig budsjett og treffer for øvrig alle de disposisjoner som måtte være nødvendig for selskapets drift.
Styret har opprettet en kompensasjonskomité og en revisjonskomité med det formål å styrke styrets saksforberedelse og diskusjon i saker innenfor komitéenes arbeidsområder. Komitéene gir mulighet for en grundig og betryggende saksbehandling på vesentlige områder gjeldende virksomhetsstyring og internkontroll samtidig som det frigjøres tid til prinsipielle og strategiske spørsmål i styret.
Kompensasjonskomitéen holder seg orientert om vederlagsordninger for ledende ansatte i konsernet og forbereder saker for styret som gjelder kompensasjon, annen avlønning og eventuelt andre incentivordninger for konsernsjef. Arbeidet omfatter spørsmål knyttet til lønn, bonus, førtidspensjon og alderspensjon.
Revisjonskomitéen forbereder saker for styret som gjelder revisjon, internkontroll, og risikostyring samt oppfølging av større prosjekter i konsernet. Revisjonskomitéen har egne møter med revisor og kvartalsvise møter hvor konsernets CFO deltar.
Styret vil fra høsten 2010 gjennomføre en årlig egenevaluering av sitt arbeid, sin kompetanse og arbeidsform. Resultatene fra styreevalueringen vil bli gjort tilgjengelig for valgkomiteen til bruk i komiteens arbeid med kandidater til styret.
Avvik fra anbefalingens pkt. 8 og 9: Styrets egenevaluering vil tre i kraft fra høsten 2010.
Konsernstyring – interne styrefora
Polaris Media ASA er morselskap i et mediekonsern og har som formål å forvalte sine eierinteresser i konsernet i samsvar med vedtektene og gjeldende lovverk.
Konsernets styring og oppfølging av virksomhetsområdene skjer i stor grad gjennom styremøter i hoveddatterselskapene og møter i konsernledelsen hvor topplederne i hoveddatterselskapene alle er medlemmer av konsernledelsen.
Konsernsjef er styreleder i hoveddatterselskapene Adresseavisen Gruppen AS, Harstad Tidende Gruppen AS, Polaris Media Nordvestlandet AS, Polaris Trykk AS og Polaris Eiendom AS. For øvrig består styrene i Adresseavisen Gruppen AS, Harstad Tidende Gruppen AS, Polaris Media Nordvestlandet AS og Polaris Trykk AS av personer med ledende stillinger i konsernet, representanter fra de ansatte samt eksterne styremedlemmer med særskilt kompetanse i forhold til virksomheten i det enkelte datterselskap.
Risikostyring og intern kontroll (anbefalingens pkt. 10)
Effektiv styring med fokus på risiko og god intern kontroll er en overordnet suksessfaktor for Polaris Media ASA og er en integrert del av forretningsdriften. Evnen til å planlegge, strukturere, gjennomføre og evaluere prosjekter er en viktig del av virksomheten. Konsernet styres etter fastsatte finansielle mål. Rapportering skjer ca. 10 ganger i året og omhandler både finansielle og ikke-finansielle parametere. Det er fokus på lønnsomhet og risiko knyttet til hvert virksomhetsområde. Det legges stor vekt på resultatoppfølging og fokus rettes mot tiltak på områder som ikke har ønsket utvikling. Formålet med risikostyringen og internkontrollen er å håndtere risiko knyttet til virksomheten og styrke kvaliteten på den finansielle rapporteringen. Effektiv risikostyring og god intern kontroll bidrar til å sikre aksjonærenes investeringer og konsernets eiendeler. Styret mener Polaris Media ASA har en god intern kontroll og en risikostyring som er tilpasset virksomheten.
Avvik fra anbefalingens pkt. 10: Ingen.
Godtgjørelse til styret (anbefalingens pkt. 11)
Godtgjørelsen til styret reflekterer styrets ansvar, kompetanse, tidsbruk og virksomhetens kompleksitet. Godtgjørelsen er ikke resultatavhengig. Det er ikke utstedt opsjoner til styrets medlemmer. Godtgjørelsen fastsettes av generalforsamlingen etter forslag fra valgkomitéen. Nærmere informasjon om styrets godtgjørelse finnes i note 18 til årsregnskapet. Flere av styrets medlemmer eier aksjer i selskapet, det vises til note 21 til årsregnskapet.
Avvik fra anbefalingens pkt. 11: Ingen.
Godtgjørelse til ledende ansatte (anbefalingens pkt. 12)
Godtgjørelsen til konsernsjef fastsettes av styret, etter at styrets kompensasjonskomité har forberedt saken. Godtgjørelsen består av fast lønn og en variabel del (bonus) maksimert til tre måneders lønn som er avhengig av resultatoppnåelse og diskresjonær vurdering.
Polaris Media ASA har ingen form for opsjonsordninger i sitt incentivsystem etter at opsjonsavtalen med konsernsjef ble avviklet i 2009 mot et engangs kontantvederlag.
Informasjon om godtgjørelse til ledende ansatte er gitt i note 18 og 20 til årsregnskapet.
Avvik fra anbefalingens pkt. 12: Ingen.
Informasjon og kommunikasjon (anbefalingens pkt. 13)
Polaris Media ASA skal sørge for at aksjonærer mottar nøyaktig, klar, relevant og tidsriktig informasjon i forbindelse alle saker av økonomisk betydning for aksjonærene. Finansiell informasjon offentliggjøres i børsens meldingssystem, i tillegg til Polaris Media ASAs internettside og i pressemeldinger. Kvartalsrapportene offentliggjøres både på norsk og engelsk på www.polarismedia.no. Finansiell kalender offentliggjøres årlig.
Avvik fra anbefalingens pkt. 13: Ingen.
Selskapsovertakelse (anbefalingens pkt. 14)
Polaris Media ASAs vedtekter har ingen begrensninger med hensyn til kjøp av aksjer i selskapet. I en eventuell overtakelsesprosess vil styret bidra til at aksjonærene likebehandles. Dersom en overtakelsessituasjon som omtalt i anbefalingens pkt. 14 skulle oppstå, vil styret, i tillegg til å følge relevant lovgivning og regelverk, søke å følge de anbefalinger som der er gitt.
Avvik fra anbefalingens pkt. 14: Ingen.
Revisor (anbefalingens pkt. 15)
Revisor deltar på styremøter som behandler årsregnskapet. Revisor legger hvert år frem for styret hovedtrekkene i en plan for revisjonen av selskapet. Revisor er også til stede på selskapets generalforsamling og kommenterer revisjonsberetningen og svarer på eventuelle spørsmål knyttet til revisjonen. Styret orienterer om revisors godtgjørelse i ordinær generalforsamling. Revisors godtgjørelse for 2009 for revisjonen og andre tjenester framgår av note 18 til årsregnskapet.
Avvik fra anbefalingens pkt. 15: Ingen.
Øvrig
I dette punktet beskrives andre sentrale forhold knyttet til Polaris Media ASAs eierstyring og selskapsledelse som ikke fremgår av anbefalingen.
Polariskonferansen
Polariskonferansen er høyeste organ for tillitsvalgtordningen i Polaris Media-konsern. Polariskonferansen er sammensatt av et utvalg av de sittende klubblederne eller deres stedfortredere i hvert mediehus/selskap i konsernet, konserntillitsvalgt og de ansattes faste styrerepresentanter i Polaris Media ASA. Konsernledelsen deltar på første dag av Polariskonferansen. Tillitsvalgte i alle bedrifter i Polaris Media-konsern skal være representert på konferansen. Polariskonferansen omfatter til sammen 39 representanter.
Polariskonferansen holdes én gang i året, fortrinnsvis i februar/mars og skal blant annet orienteres av konsernledelsen om situasjonen i konsernet og om planer, økonomi og utfordringer på ulike forretningsområder samt drøfte overordnede fellessaker angående konsernet. Hensikten med Polariskonferansen er å styrke samarbeidet, kontakten og tilliten mellom ledelse og ansatte, på tvers av selskaper og regioner. Polariskonferansen er et supplement til de ansattes medbestemmelse og representasjon i egen bedrift.
Konsernutvalg
Konsernutvalget er i perioden mellom Polariskonferansene de ansattes øverste organ og de ansattes samarbeidsorgan for kontakt, informasjon og innflytelse i konsernet.
Konsernutvalget består av 7 medlemmer inkl. konserntillitsvalgt, alle valgt av Polariskonferansen. Konsernutvalget skal ivareta de ansattes interesser overfor konsernledelsen i saker av generell og felles karakter. Konsernutvalget og de ansattes styrerepresentanter i Polaris Media ASA skal i forkant av konsernstyrets møter gis anledning til å drøfte saker som skal styrebehandles.
Konserntillitsvalgt
Det er etablert en konserntillitsvalgtordning for konsernet.
Den konserntillitsvalgte representerer alle ansatte og ivaretar den regelmessige kontakten mellom de ansatte og deres strukturer, klubber/forbund og konsernledelsen. Den konserntillitsvalgte har møterett som observatør med talerett i konsernstyret og har tilgang til saksliste og styredokumenter på linje med konsernstyrets medlemmer.
Redaktørforum
Prinsippet om frie og uavhengige redaksjoner fremgår av den vedtektsfestede redaksjonelle plattform for alle medier i konsernets virksomheter.
Det er etablert et redaktørforum i konsernet som omfatter ansvarlige redaktører, sjefredaktører og nyhetsredaktører i de enkelte medier. Forumet er en møteplass for diskusjon av publisistiske spørsmål og utfordringer av felles interesse og utveksling av idéer om utvikling av det redaksjonelle produkt, nye kanaler og faglig utvikling.
Redaktørforumet representerer en styrking av konsernets redaksjonelle plattform og verdigrunnlag.
© 2009 - 2011 Polaris Media