Samfunnsansvar

Vår rolle som samfunnsaktør

Polaris Medias formål er å drive mediehus, informasjons- og forlagsvirksomhet, samt trykkeridrift og annen beslektet næringsvirksomhet. Konsernets verdigrunnlag ligger i kjernevirksomheten – et samfunnsoppdrag for å drive publisistisk virksomhet innenfor en kommersiell ansvarlig og lønnsom ramme. Konsernet skal kjennetegnes av høy etisk standard, og prinsippene for eierstyring og selskapsledelse skal være i samsvar med beste praksis i norsk og internasjonalt næringsliv.

Sentralt i styringen og ledelsen av konsernet er den redaksjonelle plattformen som er nedfelt i Polaris Media ASAs vedtekter §3:

  • Selskapets publisistiske virksomhet skal drives på en måte som fullt ut sikrer den redaksjonelle frihet, uavhengighet og integritet i overensstemmelse med Redaktørplakatens prinsipper.
  • Selskapets medier har en forpliktelse overfor sine lesere, seere, lyttere og brukere om å stå for en nyhetsformidling som er fri for bindinger, åpen for meningsmangfold og på vakt mot maktmisbruk.
  • Selskapet bygger sin virksomhet på lokal og regional forankring. Det er overordnet mål å være talerør for – og kritisk medspiller til – en positiv utvikling lokalt og regionalt, og samtidig sette dagsorden nasjonalt.

Polaris Medias virksomheter har en lang tradisjon for utøvelse av samfunnsansvar. Flere av våre selskaper har eksistert i flere hundre år. Ingen av disse bedriftene ville eksistert i dag om man ikke hadde tatt samfunnsansvaret på alvor. Konsernet er gjennomgående tuftet på sunne etiske standarder og høy integritet. Et bevisst arbeid med samfunnsansvaret er avgjørende for å sikre tilliten til produktene og merkevarene til selskapene i Polaris Media.

Polaris Media berører grunnleggende deler av samfunnslivet og dekker et stort geografisk område i Norge. Virksomheten innebærer et betydelig samfunnsansvar som går utover det rent økonomiske og rettslige ansvaret en norsk virksomhet normalt har. Grovt sett strekker ansvaret seg over to hovedområder; det redaksjonelle samfunnsansvaret, som ivaretas av de ansvarlige redaktørene og redaksjonene i mediehusene, og det forretningsmessige samfunnsansvaret, som ivaretas i selskapsstrukturen.

Polaris Media er kjennetegnet ved en relativt desentralisert struktur med stor grad av selvstendighet i selskapene. Den redaksjonelle og kommersielle virksomheten i Polaris Media utøves gjennom merkevarer med sterk lokal, regional og til dels også nasjonal forankring. Motivert av at samfunnsansvaret står sterkt og at dette er kritisk for å sikre den redaksjonelle og forretningsmessige integriteten, har Polaris Media definert felles strategiske retningslinjer for samfunnsansvar som inkluderer standarder og oppfølgingsprosedyrer.

Mål med våre retningslinjer

Dette dokumentet legger premissene for hvordan vi forholder oss til hverandre og til våre omgivelser. Selskapets etiske retningslinjer skal være en hjelp for hver enkelt ansatt til å håndtere ulike etiske dilemmaer i jobbhverdagen.

Selskapets etiske retningslinjer danner en ramme for hva Polaris Media anser som ansvarlig opptreden, og skal bidra til at alle som arbeider for Polaris Media og konsernets datterselskap opptrer i samsvar med selskapets etiske standard. Retningslinjene er et supplement til ansettelseskontrakten og må også ses i sammenheng med gjeldende lovverk og øvrige policys/retningslinjer i selskapet. Ansatte i Polaris Media skal i sitt arbeid følge de lover og regler som gjelder og utføre sitt arbeid i samsvar med god forretningsskikk, vårt verdigrunnlag og de etiske retningslinjene som er nedfelt i dette dokumentet.

 

Hvem omfattes av retningslinjene?

Disse retningslinjene gjelder for alle ansatte og engasjerte i konsernet Polaris Media (betyr: alle selskaper i konsernet Polaris Media der Polaris Media direkte eller indirekte har eierkontroll). Det gjelder også for medlemmer av styrende og kontrollerende organer i egenskap av tillitsvalgte. Innleide vikarer og konsulenter skal akseptere retningslinjene. Alle ansatte har et ansvar for å sette seg inn i disse retningslinjene som gjelder for hele konsernet. Disse retningslinjene er tilgjengelig i konsernets personalhåndbok.

Polaris Media har et ansvar ovenfor sine ansatte til å gi veiledning når ansatte står ovenfor etiske utfordringer i sitt arbeid.

Alle ledere i Polaris Media skal gå foran som et godt eksempel, overholde våre etiske retningslinjer og promotere disse ved anledning. Ledere skal også skape en kultur for å kunne diskutere etiske problemstillinger og skape forståelse for viktigheten av integritet i vårt arbeid. Ledere har ansvar for at nyansatte blir introdusert for og forstår disse retningslinjene. Disse retningslinjene skal følge ansettelsene i Polaris Media og dets datterselskaper, og opplyses om i alle ansettelseskontraktene.

Polaris Media har etiske retningslinjer for våre leverandører, som bygger på selskapets etiske retningslinjer og har til formål å oppfylle internasjonale standarder for sosial ansvarlighet. Forpliktelsen til å etterleve disse etiske kravene avtalefestes i kontraktene vi inngår med våre leverandører. Retningslinjene for våre leverandører er tilgjengelig på konsernets hjemmeside og i personalhåndboken.

Disse retningslinjene er et supplement til, og kan ikke overstyre, eventuelle bestemmelser i lokal avtale og/eller tariffavtale.

 

Kriterier for å fatte etiske riktige beslutninger

Før vi tar beslutninger, skal vi spørre oss selv om følgende:

  • Kommer noens liv, helse eller sikkerhet i fare?
  • Kan miljøet bli skadelidende?
  • Er det lovlig?
  • Føles det riktig og ærlig?
  • Går det på bekostning av tillit og integritet?
  • Kan jeg forsvare dette offentlig?
  • Ville jeg ønsket at noen andre gjorde dette mot meg?

 

Etiske retningslinjer i Polaris Media

Etikk i Polaris Media

Polaris Media bygger sine strategiske retningslinjer for samfunnsansvar på de fire områdene fra FNs Global Compact, dvs. i) menneskerettigheter, ii) arbeidslivsstandarder, iii) miljø og iv) antikorrupsjon.

  • Polaris Media skal drive sin virksomhet i tråd med Menneskerettighetene og fremme anerkjennelsen av verdighet og uavhendelige rettigheter for alle mennesker.
  • Som mediebedrift skal Polaris Media ivareta et særskilt ansvar for å sikre demokratiske grunnverdier som ytringsfrihet, pressefrihet og informasjonsfrihet. Polaris Medias redaksjonelle virksomhet skal drives i tråd med pressens samfunnsrolle som spesifisert i Norsk Presseforbunds etiske regelverk.
  • Polaris Media skal sikre at alle ansatte har organisasjonsfrihet og rett til felles eller individuelle forhandlinger om lønn og arbeidsforhold. Polaris Medias ansatte skal være representert i styrearbeid og sikret deltakelse i bedriftsdemokratiet gjennom konserntillitsvalgtordningen og Polariskonferansen. Tillitsmannsarbeidet i konsernet er i hovedsak regulert av «Medbestemmelsesavtalen», som er en egen avtale mellom ledelsen og tillitsvalgte i Polaris Media.
  • Polaris Media ønsker å være en mangfoldig bedrift der diskriminering på bakgrunn av kjønn, etnisitet, religion eller seksuell legning ikke skal finne sted på arbeidsplassen eller ved ansettelser. Polaris Media skal ha varslingsordninger og rutiner for oppfølging av varsling om diskriminering på arbeidsplassen.

 

Arbeidsmiljø

Se vedlegg 1 for Polaris Medias varslingsrutiner.

  • Det er et felles ansvar å bidra til et godt arbeidsmiljø preget av likeverd og mangfold. Konsernet Polaris Media vil kjennetegnes av et arbeidsmiljø hvor man tar opp misnøye, uenighet og mulige misforståelser direkte med hverandre i stedet for å snakke om hverandre til andre.
  • Det forventes at du opptrer med respekt, omtanke og alminnelig høflighet i forhold til dine kolleger. Å vise omtanke innebærer også at du sier fra til din kollega når du ser at han/hun er i ferd med å begå handlinger som synes å være i konflikt med gjeldende normer.
  • De ansatte må også være oppmerksomme på, og ha respekt for, kulturelle forskjeller.
  • Diskriminerende eller trakasserende atferd og mobbing skal ikke finne sted.
  • Ingen i Polaris Media skal oppleve å bli utsatt for uønsket seksuell oppmerksomhet eller seksuell trakassering.
  • Polaris Media har varslingsordninger og rutiner for oppfølging av varsling om diskriminering, trakassering og mobbing på arbeidsplassen. Se vedlegg 1 for våre varslingsrutiner. Arbeidsmiljøloven §2-5 slår fast varslerens sikring mot gjengjeldelse fra arbeidsgiver.
  • I arbeidet mot diskriminering er først og fremst forebygging gjennom et positivt arbeidsmiljø og en sunn organisasjonskultur viktig. Her har ledere, mellomledere og tillitsvalgte et særskilt ansvar for å skape et åpent og inkluderende arbeidsmiljø. Arbeidsmiljøtiltak koordineres og evalueres av Arbeidsmiljøutvalgene (AMU). Som støtte til dette arbeidet kan bedriftshelsetjenesten involveres i de selskapene som har tilknyttet seg dette.
  • Konkrete diskusjoner om åpenhet og bedriftskultur samt varslingsrutiner bør gjennomgås minimum årlig, og oftere dersom konkrete utfordringer oppdages.
  • I tillegg til diskusjon om varsling og bedriftskultur i AMU, bør den enkelte medarbeider kjenne til varslingsrutinene som gjelder, hvem de kan varsle til og hvordan varsling kan gjennomføres. Her har det enkelte AMU ansvar for å informere, samt at ledere, mellomledere og tillitsvalgte både informerer sine ansatte om hvilke rutiner som gjelder, og selv vet hva de skal gjøre i en varslingssituasjon. Dette er nedfelt i vedlegg 1.

 

Polaris Medias måte å gjøre forretninger på

Miljø

  • Polaris Media skal aktivt jobbe med å minske og hindre negativ påvirkning fra virksomheten på ytre miljø der det er mulig, og oppfordre kunder og leverandører til det samme.
  • I dette ligger det flere ansvar. Ansvaret for innkjøp og bruk av ressurser og materialer i egen virksomhet, ansvar for livsløpet til innkjøpte og egne produkter, og ansvar for å ha et verdikjedefokus i arbeidet med miljø.
  • Å ta ansvar for livsløpet til et produkt innebærer fokus på hvilken miljøbelastning produksjon, transport, bruksfase og avhending av produkter har, og hvilke miljøaspekter som er viktige for å hindre negativ påvirkning fra de ulike delene av produktets livsløp.
  • For Polaris Media gjøres dette ved et fokus på livsløpet i innkjøpsfasen, at miljøbelastning tas med i betraktningen når innkjøp skal gjøres, og at miljømerkede produkter skal velges fremfor produkter uten slik merking. Andre aspekter som er med i betraktningen ved innkjøp er energibruk, utslipp til luft og vann i bruksfasen og forsvarlig avhending av produktet i form av resirkulering eller sikker avfallshåndtering.

Anti-korrupsjon

  • Polaris Media skal arbeide aktivt for å bekjempe alle former for korrupsjon. Konsernets ansatte skal opptre i tråd med konsernets retningslinjer for å gi og motta gaver, reiser og andre ytelser, og tydelig ta avstand fra alle former for smøring og bestikkelser.
  • Polaris Media skal ha varslingsordninger og rutiner for å håndtere varsling og mistanker om korrupsjon i egen virksomhet, også med mulighet for varsling utenfor egen organisasjonslinje. Se vedlegg 1 for Polaris Medias varslingsrutiner og vedlegg 2 for retningslinjer for leverandører.
  • For å sikre en åpen bedriftskultur er det viktig at ledere på alle nivå i konsernet snakker åpent om korrupsjon, og har kunnskap til å veilede og bidra til å fatte gode, lovlige avgjørelser i tvilstilfeller. Her har økonomi- og regnskapsenheten et særskilt ansvar for å følge opp og rapportere mistanker om korrupsjon.

Forholdet til leverandører, partnere og kunder

  • Alle ansatte skal opptre høflig og korrekt overfor bedriftens kunder, kontakter og leverandører. Ingen må betinge seg økonomiske fordeler fra personer eller firma som de på bedriftens vegne kommer i kontakt med.
  • All kontakt med eksterne skal være basert på redelighet og åpenhet.
  • Den enkelte ansatte må ikke foreta handlinger eller bli involvert i relasjoner som kan hindre objektiv opptreden i forhold til selskapets kunder, leverandører, eller andre av selskapets forbindelser.
  • Polaris Media og dets ansatte skal overholde gjeldende konkurranselovgivning. Konkurranselovgivningen skal sikre et åpent og rettferdig konkurransefelt for alle markedsaktørene til fordel for forbrukerne.

 

Gaver og andre goder

  • Ansatte eller tillitsvalgte i Polaris Media må ikke gi eller ta imot ytelser som er utilbørlig, enten de er av økonomisk verdi eller av annen nytteverdi.
  • Alle saker som gjelder aksept eller tilbud av gaver, gjestfrihet og lignende fordeler, må diskuteres og avtales med overordnet.
  • Ansatte skal ikke motta gave, provisjon, tjeneste eller annen ytelse som er egnet til, eller av giveren er ment, å påvirke dens arbeid og tjenstlige handlinger.
  • Eksempler på goder som er uakseptabelt å motta for ansatte i Polaris Media: penger, ytelser i form av for eksempel arbeid på mottakers private eiendom/materialer levert hjem, gaver med betingelser, returprovisjon, gaver som kan påvirke i en tilbuds-/forhandlingssituasjon, kostbare reiser, opphold og arrangementer med lite faglig innhold, der andre enn egen bedrift dekker utgiftene, bevertning eller arrangementer som er egnet til å påvirke i en tilbuds-/forhandlingssituasjon, seksuelle tjenester, dekning av annet enn normale oppholdsutgifter, dekning av private utgifter.
  • Ansatte kan ta imot gjestfrihet i form av sosiale sammenkomster, måltider eller underholdning hvis det er tydelig relatert til forretninger. Kostnaden ved slik gjestfrihet må holdes innenfor rimelighetens grenser. Reiser og overnatting for ansatte i forbindelse med gjestfrihet, skal betales av Polaris Media/arbeidsgiver.
  • Prinsippene over gjelder også motsatt vei, det vil si at ansatte som opptrer på vegne av Polaris Media, i sitt samkvem med kunder, leverandører og andre parter, ikke kan tilby eller samtykke i å betale for gaver, gjestfrihet eller andre utgifter som vil medføre brudd på disse prinsippene.
  • Medlemmer av konsernledelsen kan, ved spesielle anledninger når skikk og bruk krever det og det ikke oppfattes som utilbørlig, godkjenne tilbud om eller mottak av, en gave av høyere verdi enn det som er angitt over, på vegne av Polaris Media.
  • Reiser og andre arrangement i regi av forretningsforbindelser skal alltid være godkjent av nærmeste leder i forkant.
  • Sporadisk fremmøte på lokale sportsarrangementer eller sosiale sammenkomster krever ingen slik avtale, men overordnet bør informeres for å sikre åpenhet om dette fremmøtet.
  • For redaksjonelle medarbeidere gjelder egne regler for rabatter og andre goder. Se punkt 2 i Vær Varsom Plakaten.

 

Sjekkliste med holdningsskapende spørsmål man må tenke gjennom på forhånd i forbindelse med invitasjoner man mottar:

  • Hvorfor får jeg tilbud om dette, og ventes det noe til gjengjeld?
  • Er dette tydelig relatert til forretninger for Polaris Media og er jeg den rette personen til å delta?
  • Pågår det forhandlinger, innkjøpsprosesser eller andre forhold som krever en særlig forsiktig tilnærming?
  • Hva går denne gjestfriheten ut på, ligger kostnadene innenfor rimelighetens grenser og dekkes reise/overnatting av Polaris Media?
  • Kan jeg forsvare offentlig at jeg deltar?
  • Får jeg ofte tilbud om gjestfrihet fra samme vert?
  • Deltar representanter fra andre selskaper?
  • Dersom jeg er eneste representant for Polaris Media, er det noen spesiell grunn til dette, og er det godkjent av min overordnede?
  • Dersom ektefelle eller partner deltar, er det tilstrekkelige grunner til det og er det godkjent av min overordnede?
  • Er gjestfriheten/underholdningen tatt opp med min overordnede?
  • Ville Polaris Media ha tilbudt den samme gjestfriheten?

 

Personlig Atferd

Håndtering av etiske dilemmaer:

  • Offentlighetsprinsippet:
    • Du skal håndtere etiske problemstillinger på en slik måte at du er bekvem dersom det du gjør blir allment kjent.
  • Likhetsprinsippet:
    • Du skal være rettferdig i din håndtering slik at like tilfeller behandles likt.
    • Ansettelsesbeslutninger skal baseres på jobbkvalifikasjoner (for eksempel utdanning, erfaring)
    • Arbeidsrelaterte tiltak og beslutninger skal tas uten hensyn til en persons rase, religion, kjønn, seksuell orientering, alder eller funksjonshemming
  • Du skal bruke nok tid på vanskelige beslutninger.
  • Du skal snakke med kolleger eller leder når du er i tvil.

 

Lover og regler

  • Polaris Media krever høye etiske standarder av alle som handler på vegne av konsernet. Medarbeiderne må rette seg etter gjeldende lover og forskrifter, samt utføre sine plikter i samsvar med kravene og standardene som gjelder i Polaris Media. Ansatte eller tillitsvalgte i Polaris Media skal ikke bidra til at det begås lovbrudd.
  • Du skal etterleve det eksterne og interne regelverket som selskapet til enhver tid er underlagt gjennom gjeldende rett, interne regler eller eierbeslutninger.
  • Brudd på selskapets etiske retningslinjer kan medføre disiplinære tiltak, og kan få konsekvenser for arbeidsforholdet.

 

Din habilitet

  • Du plikter alltid å informere om forhold som kan være knyttet til habilitetsspørsmål. Dette kan bl.a. være knyttet til familie/slektskap/venner og kunde- og leverandørkontakt.
  • Ingen må arbeide med eller behandle saker der de selv, deres ektefelle, partner, nære slektninger eller andre personer/selskaper som de har nære relasjoner til, har direkte eller indirekte økonomiske interesser. Du skal heller ikke arbeide eller behandle saker der det finnes andre forhold som kan undergrave tilliten til din upartiskhet eller til integriteten i arbeidet som blir gjort.
  • Du skal skriftlig underrette din leder straks du blir oppmerksom på en mulig inhabilitetssituasjon.
  • Du skal også si fra til din leder når det oppstår situasjoner der andre kan ha rimelig grunn til å oppfatte deg som inhabil.
  • Du har et ansvar for å sørge for at dine handlinger ikke påfører andre kolleger eller selskapet problemer knyttet til habilitet.
  • Personlig integritet betyr å “gjøre det rette”, selv om ingen ser på. Ansatte i Polaris Media skal alltid være ærlige, sannferdige og pålitelige.

 

Lojalitet

  • Et grunnleggende prinsipp i et arbeidsforhold er lojalitet. Dette gjelder både for arbeidstaker og for arbeidsgiver. Arbeidstaker har en særlig lojalitetsplikt i arbeidsforholdet med arbeidsgiver. At arbeidstaker er lojal ovenfor sin arbeidsgiver er på mange måter en forutsetning for arbeidsforholdet.
  • I et arbeidsforhold gjelder lojalitetsplikten for det første at arbeidstaker ikke skal gjøre handlinger som kan være til skade eller egnet for skade for arbeidsgiveren. Videre er det slik at lojalitetsplikten gjør at arbeidstaker skal fremme arbeidsgiverens interesser. Å fremme arbeidsgivers interesser kan føre til konflikt med egne interesser. Dersom det oppstår en interessekonflikt, er oppfatningen at arbeidstaker skal fremme arbeidsgivers interesser fremfor sine egne. Arbeidstakers lojalitetsplikt gjelder også dersom det oppstår en situasjon der arbeidstakeren kan utnytte sin stilling til fordel for seg selv eller andre. Særlig vil dette gjelde dersom utnyttelsen gir en fordel til andre på bekostning av arbeidsgiveren.
  • Lojalitetsplikten gjelder uten tvil under arbeidsforholdets tid, dette gjelder både i arbeidstiden og utenfor arbeidstiden. Lojalitetsplikten gjelder også i oppsigelsestiden dersom arbeidstakeren skal fratre stillingen, enten det er av egen vilje eller arbeidstakeren er oppsagt.
  • Dersom arbeidstaker bryter sin lojalitetsplikt i arbeidsforholdet kan dette føre til oppsigelse eller avskjed av arbeidstakeren.

 

Taushetsplikt

  • Du skal overholde taushetsplikten.
  • Taushetsplikten skal forhindre at uvedkommende får tilgang til informasjon som kan skade enkeltpersoner og/eller som kan ha følger for konsernets virksomhet. Det må derfor nøye vurderes hvordan, hvor og med hvem man diskuterer saker relatert til Polaris Media, for å sikre at personer uten autorisasjon ikke får adgang til intern Polaris Media-informasjon.

 

Reiser og mobilbruk

Alle ansatte skal sette seg inn i Polaris Medias policy for reiser og mobilbruk.

Verv

  • Verv skal ikke være i konflikt med Polaris Medias virksomhet
  • Godkjenning av verv skal følge gjeldende rutine for verv og bierverv

 

Alkohol og narkotika

  • Bruk av narkotika er forbudt ved lov i de fleste land. Polaris Media aksepterer ikke bruk av narkotika i forbindelse med arbeid og fritid. Alkohol kan imidlertid serveres i forbindelse med representasjon eller bedriftsarrangement, forutsatt at forbruket er moderat, og forutsatt at det ikke vil bli kombinert med håndtering av maskiner, bilkjøring eller annet arbeid som er uforenlig med inntak av alkohol.
  • Ansatte i Polaris Media skal ikke være synlig beruset i jobbsammenheng.

Beskytte Polaris Medias verdier og omdømme

  • Ansatte skal unngå aktiviteter eller atferd som kan skade konsernets omdømme.
  • Polaris Medias selskaper skal fremme en bedriftskultur som kjennetegnes ved respekt og omtanke for andre mennesker, deres eiendom og miljøet. Vi skal opptre på en måte som inngir tillit både i samarbeid med kolleger og i samspill med leverandører, kunder, befolkningen, kilder eller myndighetene.
  • Alle ansatte skal opptre ansvarlig og med varsomhet for å beskytte bygninger, utstyr og andre eiendeler mot misbruk, tyveri, skade eller ødeleggelse. Immaterielle rettigheter som patenter, design, varemerker, oppskrifter, ideer og informasjon skal også beskyttes. Polaris Medias eiendeler og aktiva skal ikke brukes til den ansattes eget formål, med mindre det er avtalt med øverste ledelse.
  • Et tillitsforhold til kunder, forretningsforbindelser, kolleger og samfunnet skapes gjennom dialog og ved å dele perspektiver. Samtidig vil kommunikasjon av konfidensielle opplysninger til andre kunne skade konsernets drift og omdømme. Med konfidensielle opplysninger mener vi generelt opplysninger som ikke er, eller ikke bør bli, kjent for allmennheten. Som eksempler på slike opplysninger kan nevnes forretningsplaner, budsjetter, markedsførings- og salgsplaner, oppskrifter, designspesifikasjoner, kundeopplysninger og lignende. Ansatte skal aldri gi videre konfidensielle opplysninger til personer utenfor virksomheten, med mindre dette er uttrykkelig godkjent av en overordnet med fullmakt til dette, eller lovpålagt.

 

Informasjon, kommunikasjon og media

Det er utarbeidet en egen IT sikkerhetsrutine og regler for bruk av PC for ansatte i Polaris Media. Se vedlegg 3 og 4.

  • Informasjon som kan virke krenkende eller utilbørlig skal ikke nedlastes eller formidles.
  • Du skal utvise aktsomhet når du skriver på ulike nettsteder.
  • Når du skriver på ulike nettsteder skal du ivareta hensynet til selskapet og dine kolleger på en god måte.
  • Beskytt konfidensiell informasjon
  • Alle ansatte er ansvarlig for å beskytte sikkerheten til Polaris Medias personell, fasiliteter og informasjonssystemer.
  • E-post kun skal brukes til å sende åpen informasjon.
  • Kryptert e-post kan benyttes til å sende konfidensiell informasjon. Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.
  • Som ansatt i konsernet Polaris Media har du selv ansvar for å lagre dine datafiler og andre dokumenter på forsvarlig vis
  • Ikke kjøp eller selg aksjer i Polaris Media ASA hvis du sitter på børssensitiv informasjon.
  • Se egne retningslinjer for primærinnsidere i vår IR-policy som er tilgjengelig på polarismedia.no

 

Personvern i Polaris Media

Polaris Media består av mediehus med lange medietradisjoner, basert på tillit og troverdighet i leser- og annonsørmarkedet. Å opprettholde tilliten blant brukerne er svært viktig for oss, og vi er derfor opptatt av å ivareta våre ansatte og brukeres personvern på en god måte. Dette gjør vi gjennom å være åpne om hva slags informasjon vi samler om våre brukere, og hvordan vi benytter denne informasjonen for å videreutvikle og tilpasse våre tjenester til det beste for brukeren. Informasjon som beskriver vår bruk av anonyme data, personvernopplysninger og informasjonskapsler (cookies), samt den datapolicy vi har definert for hva annonsører og andre eksterne aktører har lov å samle og anvende av data om våre brukere, kan leses i sin helhet på vår hjemmeside. Denne oppdateres jevnlig og er utarbeidet i tett samarbeid med bransjen.

  • Aldri behandle (samle, dele, bruke etc.) personlig data med mindre vedrørende har gitt sitt samtykke, eller behandlingen har et annet gyldig juridisk grunnlag
  • Sørg for at tilgang til personopplysninger er strengt beskyttet
  • Ditt selskap/avdeling må ha oppdaterte logger over alle personlige data som den har behandlet
  • Informer offentligheten om behandling av personlig data og bruk av cookies
  • Slett eller anonymiser personlig data så raskt formålet med behandlingen av den er fullført
  • Aldri del personlig data til en tredjepart, med mindre vedkommende har samtykket til dette eller delingen av data har et annet gyldig juridisk grunnlag

 

Håndtering av avvik og uetisk adferd

Se vedlegg 1 for varslingsrutiner for ansatte i konsernet Polaris Media.

  • Hovedprinsippene i Polaris Media skal være åpenhet og god håndtering av intern kritikk. Åpenhet på arbeidsplassen viser en sunn bedriftskultur som både virksomheten og de ansatte er tjent med.
  • Å varsle er å si ifra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Ansatte i Polaris Media skal vite at de kan si ifra om kritikkverdige forhold og at dette vil bli håndtert og fulgt opp på en god og trygg måte i hvert enkelt selskap i konsernet.
  • Arbeidstakere i Polaris Media har rett til å si ifra om kritikkverdige forhold ved arbeidsplassen de har sitt virke i, men må ta et visst hensyn til at arbeidsgiver, arbeidsmiljø og kolleger ikke skades unødig. I noen tilfeller har arbeidstaker også plikt til å si ifra.
  • Vi ønsker at problemene løses når de oppstår, og nærmest mulig der de oppstår.

 

Hvordan vi jobber, oppfølging av de etiske retningslinjene

Ledelsens ansvar for oppfølging av retningslinjene og konsekvenser ved brudd

Ledere i Polaris Media må kontrollere at aktiviteter innenfor deres ansvarsområde utføres i henhold til kravene som er angitt i disse retningslinjene. Ledere har ansvar for å videreformidle kravene og gi råd når det gjelder tolkningen og anvendelsen av regelverket. Brudd på konsernets etiske retningslinjer generelt og disse retningslinjene spesielt, kan medføre disiplinærtiltak eller oppsigelse med/uten øyeblikkelig virkning, og kan bli rapportert til relevante myndigheter.

Ansvar og roller

Rolle Ansvar/ myndighet
CFO CFO er forvalter av retningslinjene
Økonomidirektør og administrasjonsleder Økonomidirektør og administrasjonsleder skal sørge for at retningslinjene blir gjenstand for årlig revisjon
HR Ansvarlig for å gjennomføre læringsprosesser
Leder Den enkelte leders oppgave er å følge opp at retningslinjen etterleves
Den ansatte Alle ansatte plikter å etterleve disse retningslinjene

 

Tabell 1: Nøkkeltall for å følge opp samfunnsansvar i konsernet:

Miljø     2017 2016  2015  2014  2013 
Energibruk i MWh
(strøm og fjernvarme sammen)
1 825 765 1 787 633 1 711 703 1 989 592 2 029 541
Arealbruk i m2 48 865 46 694 49 582 49 099 49 539
Selskaper sertifisert som miljøfyrtårn 3 3 3 3 2
Selskaper sertifisert ihht. svanemerking 4 4 4 4 4
Papirbruk i tonn 51 62 81 66 74
Usortert avfall i tonn 77 78 89 86 72
Arbeidsmiljø
  Andel kvinner 42 % 39 % 40 % 28 % 28 %
  Andel kvinnelige ledere 33 % 28 % 28 % 22 % 21 %
  Sykefravær 5 % 4 % 5 % 9 % 10 %
  Kompetanseheving per medarbeider
(kurskostnader per årsverk
(årsverk per 31.12.) i kroner)
3812 3215 3922 2475 3590
  Gjennomsnittlig pensjonsalder (år) 66 66 65,4 65 64
  Antall selskap som har gjennomført
arbeidsmiljøundersøkelse i året
7 20 4 4 5
 
Etikk
Ansatte Retningslinjer, tiltak vedrørende
habilitet, gaver, smøring og etikk
Etablert Etablert Etablert Etablert Etablert
Retningslinjer for varsling av kritikkverdige
forhold ved arbeidsplassen og misligheter.
Etablert Etablert Etablert Etablert Etablert
Leverandører Rettferdige konkurranser/antikorrupsjon Etablert Etablert Etablert Etablert Etablert
Skatter og avgifter – mva. registrert,
ikke ulovlig arbeidskraft
Etablert Etablert Etablert Etablert Etablert
Egenerklæring om miljø og
samfunnsansvar fra leverandører
Etablert Etablert Etablert Etablert Ikke
etablert
Redaksjonell
virksomhet
Erklæring fra redaksjonell siftelse
(i redaksjonell årsrapport)
Avgis medio
feb. 18
Avgitt Avgitt Avgitt Avgitt

Kvaliteten i nøkkeltallsrapporteringen for samfunnsansvar har blitt bedre, og utviklingen i enkelte indikatorer må sees i sammenheng med dette. Dette gjelder spesielt energibruk og avfallsmengder.

Vedlegg

Vedlegg 1 – Retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold

Vedlegg 5 – Seksuell trakassering – policy og rutiner i Polaris Media