Samfunnsansvar

Strategiske retningslinjer for samfunnsansvar (CSR) i konsernet Polaris Media

Hensikten med de strategiske retningslinjene for samfunnsansvar er å definere en overordnet styringsmodell for samfunnsansvar i Polaris Media som legger føringer på arbeidet med samfunnsansvar i konsernets ulike virksomheter.

Årlig gis det en redegjørelse for arbeidet med samfunnansvar i årsrapporten til Polaris Media.

Strategisk arbeid med samfunnsansvar

I et konsern med stor spredning geografisk, i størrelse og type virksomhet, der bedriftene er selvstendige enheter med egne kulturer og sterk lokal tilhørighet, kan tilpasning av en overordnet strategi fra konsernnivået være utfordrende. Konsernledelsen har i stor grad en koordinerende rolle i selskapet, mens størsteparten av virksomheten utøves i den enkelte bedrift. Dermed må også strategier og implementering tilpasses den enkelte bedrifts størrelse, kapasitet, kjernevirksomhet og lokale forhold. Polaris Media bidrar til dette ved å tydeliggjøre felles strategiske retningslinjer for samfunnsansvaret til bedriftene i konsernet. Ut fra dette setter bedriftene mål for virksomhetenes arbeid med samfunnsansvar lokalt, mens det på konsernnivå legges til rette for læring og synergier på tvers av datterbedriftene og etableres rapporteringsstrukturer og kontrollmekanismer for å sikre at samfunnsansvaret implementeres på en helhetlig og etterprøvbar måte.

For Polaris Media er det i tillegg til generelle etiske aspekter ved ivaretakelse av samfunnsansvar, et fokus på lokal påvirkning og lokale interessenter, samt mediebedrifters særskilte etiske ansvar som redaksjonelle virksomheter. Dette øker kompleksiteten i arbeidet med samfunnsansvaret. Dette er søkt ivaretatt i de strategiske retningslinjene.

Hva er samfunnsansvar

I retningslinjene er det tatt utgangspunkt i en praktisk tilnærming til samfunnsansvar, basert på at Polaris Media har og tar ulike former for ansvar overfor det samfunnet de opererer i.

Samfunnsansvarsbegrepet i en norsk kontekst er det bedrifter gjør ut over lovfestede krav til ansvar overfor samfunn og miljø, eller i et mer integrert perspektiv basert på interessentinvolvering og fire aspekter som omfatter både lovfestede og utvidede ansvar for (1) ytre miljø, (2) arbeidsmiljø, (3) anti-korrupsjon og (4) menneskerettigheter.

Disse fire aspektene er basert på FNs Global Compact-rammeverk for implementering av samfunnsansvar i bedrifter.

Polaris Medias ulike ansvar overfor samfunnet og sine eiere er illustrert i Figur 1:

samfunnsansvar_fig1
Figur 1: Polaris Medias ansvar overfor sine eiere og samfunnet

De tre nederste nivåene i figur 1 er gjenstand for betydelig intern oppfølging og kontroll, og ekstern revisjon. Konsernets eksterne revisor og statlige myndigheter ivaretar den eksterne kontrollen og vurderingen av selskapenes økonomiske og juridiske disposisjoner. Utøvelsen av mediehusenes redaksjonelle virksomhet er gjenstand for ekstern evaluering av bl.a. stiftelsen Polaris Media, Norsk Presseforbund og PFU. Dette er nærmere omtalt i den redaksjonelle årsrapporten konsernet avlegger hvert år. For de to øverste nivåene i figur 1 gjelder at selskapene langt på vei er sin egen kontrollør og revisor. Strategiske retningslinjer for samfunnsansvar handler derfor i første rekke om hvordan man kan skape bevissthet og transparens i disse ansvarsnivåene i hvert enkelt selskap.

Når det gjelder ivaretakelsen av kontroll og transparens med utøvelsen av det etiske ansvaret i konsernet vil kjernen i dette være forslaget til felles etiske retningslinjer og som er basert på de fire dimensjonene i FNs Global Compact supplert med sentrale retningslinjer og policys på en del konkrete områder knyttet til bl.a. varsling, gaver, representasjon, innkjøp mv. Disse retningslinjene vil i stor grad bygge på de retningslinjer og tradisjoner man allerede har i konsernet.

Med filantropisk ansvar menes for eksempel støtte til veldedige og allmennyttige formål. Slike tiltak er ofte spesielt aktuelle for selskaper som spiller en viktig samfunnsrolle i lokalsamfunnet. Mediebedrifter generelt har en lang tradisjon for å være en betydelig og synlig lokal, regional og nasjonal støttespiller til ulike lag og foreninger med samfunnsnyttige formål. Selskapene i Polaris Media har lang tradisjon for å støtte et mangfold av organisasjoner i samfunnslivet, eksempelvis gjennom Adresseavisens støtte til Frelsesarmeens juleinnsamling gjennom mange år. Et annet eksempel er at de ansatte i Trondheim i 2013 har valgt at konsernet skal støtte et veldedig formål i stedet for å gi julegave til de ansatte. Det finnes en rekke andre og lignende eksempler på at konsernet utøver et omfattende filantropisk ansvar i hvert enkelt selskap.

Systembeskrivelse

Strategien for samfunnsansvar implementeres på alle nivå i konsernet. I denne sammenheng benyttes konsernet som helhet som det overordnede systemet for implementering, og veivalg, retningslinjer og krav styres og rapporteres til konsernledelsen og konsernstyret.

Hoveddatterselskapene har ansvar for at det utarbeides planer og settes delmål for oppfølging ift. KPI-er internt og at dette rapporteres etter oppsatte frister og formater.

I det enkelte datterselskap implementeres og tilpasses de enkelte tiltakene til bedriftens organisering og virksomhet. Datterselskapene rapporterer samt gir tilbakemeldinger til konsernledelsen om hvordan implementeringen av retningslinjene fungerer i praksis.

Hovedvirksomheten i Polaris Media er mediebedriftene og datterselskapene i Polaris Trykk. Derfor er retningslinjene i hovedsak utformet med tanke på implementering i disse virksomhetsområdene.

Figur 2 viser hvordan implementering gjennomførespå ulike virksomhetsnivå:

Figur 2: Implementering- og rapporteringsstruktur av samfunnsansvar på ulike nivå i Polaris Media
Figur 2: Implementering- og rapporteringsstruktur av samfunnsansvar på ulike nivå i Polaris Media

En rekke aktører på ulike nivå i Polaris Media er sentrale for planlegging og implementering i arbeidet med samfunnsansvar. For å sikre en tilpasset implementering er det viktig at de enkelte aktørene involveres i planlegging, utforming, målsetting og justeringer av hvordan arbeidet med samfunnsansvar skal fungere og tilpasses virksomheten.

Viktige aktører for å gjennomføre retningslinjene er:

  • Konsernledelsen (samt nyansatt leder for innkjøp)
  • Daglig ledere i virksomhetene
  • Ledere med personalansvar
  • Arbeidsmiljøutvalg
  • Tillitsvalgte
  • Hovedverneombud og verneombud
  • Bedriftshelsetjenesten
  • Øvrige nøkkelpersoner i de ulike virksomhetene som har kompetanse på aspektene ved samfunnsansvaret

Lokal tilpasning

Tett dialog og åpen kommunikasjon med konsernets ulike interessenter er en vesentlig del av Polaris Medias eksistensgrunnlag. I implementeringen av strategier for samfunnsansvar ute i konsernet må selskapene derfor arbeide løpende med interessentdialog og interessentkartlegging for å avklare forventninger og potensiell risiko for bedrift og interessenter. Interessenter er personer, grupper eller organisasjoner som blir påvirket av eller påvirker bedriftens virksomhet. Eksempler på interessenter kan være ansatte, investorer, politikere, lokale interessegrupper og naboer. Å involvere og ta hensyn til interessenter i arbeidet både i kjernevirksomheten og med samfunnsansvar bidrar til at Polaris Medias virksomheter kan fange opp interesser, meninger og potensielle interessekonflikter i sine lokalmiljø.

For Polaris Medias virksomheter er interessentene unike i hvert lokalsamfunn, og det anbefales derfor at det gjøres en interessentanalyse som en del av den lokale tilpasningen i hver enkelt virksomhet, og at interessenter og interesser diskuteres aktivt når viktige beslutninger skal fattes i bedriftene. Dialog med interessenter kan bidra til å hindre konflikter og minske risiko, samt benyttes for å identifisere potensielle synergier og muligheter der det finnes overlappende interesser.

Strategiske retningslinjer for samfunnsansvar i Polaris Media

Polaris Media har utarbeidet etiske retningslinjer. Disse gjelder for konsernet som helhet. Retningslinjene bygger på prinsippene i FNs Global Compact, og pressens etiske retningslinjer fra Norsk Presseforbund:

  • Polaris Media skal drive sin virksomhet i tråd med Menneskerettighetene, og fremme anerkjennelsen av verdighet og uavhendelige rettigheter for alle mennesker.[1]Som mediebedrift skal Polaris Media ivareta et særskilt ansvar for å sikre demokratiske grunnverdier som ytringsfrihet, pressefrihet og informasjonsfrihet. Polaris Medias redaksjonelle virksomhet skal drives i tråd med Pressens samfunnsrolle som spesifisert i Norsk Presseforbunds etiske regelverk.[2]
  • Polaris Media skal sikre at alle ansatte har organisasjonsfrihet og rett til felles og individuelle forhandlinger om lønn og arbeidsforhold. Polaris Medias ansatte skal være representert i styrearbeid og sikret deltakelse i bedriftsdemokratiet gjennom konserntillitsvalgtordningen og Polariskonferansen.
  • Polaris Media ønsker å være en mangfoldig bedrift der diskriminering på bakgrunn av kjønn, etnisitet, religion eller seksuell legning ikke skal finne sted på arbeidsplassen eller ved ansettelser. Polaris Media skal ha varslingsordninger og rutiner for oppfølging av varsling om diskriminering på arbeidsplassen.
  • Polaris Media skal aktivt jobbe med å minske og hindre negativ påvirkning fra virksomheten på ytre miljø der det er mulig, og oppfordre kunder og leverandører til det samme.
  • Polaris Media skal arbeide aktivt for å bekjempe alle former for korrupsjon. Konsernets ansatte skal opptre i tråd med konsernets retningslinjer for å gi og motta gaver, reiser og andre ytelser, og tydelig ta avstand fra alle former for smøring og bestikkelser.Polaris Media skal ha varslingsordninger og rutiner for å håndtere varsling og mistanker om korrupsjon i egen virksomhet.

De strategiske retningslinjene er nærmere beskrevet nedenfor.

Praktisk implementering av retningslinjer for samfunnsansvar

For å følge opp de etiske retningslinjene er det viktig at alle ansatte i Polaris Media er kjent med hvilke retningslinjer som gjelder, og hvordan disse retningslinjene påvirker deres arbeid. For ansatte med særskilt ansvar for at retningslinjene etterleves, som tillitsvalgte, verneombud, medlemmer i Arbeidsmiljøutvalg og linjeledere er det spesielt viktig å sette seg inn i hvilke lovfestede og selskapsbestemte krav som gjelder, og hvilke tiltak som skal rapporteres til konsernet.

For å sørge for at implementeringen i den enkelte datterbedrift er tilpasset bedriftens størrelse og egenart er det viktig at retningslinjene diskuteres og tilpasses av ledelsen i samråd med Arbeidsmiljøutvalgene og verneombud.

Polaris Medias formål er tett knyttet til det å være mediebedrift og mediebedrifters særskilte samfunnsrolle, som innebærer et utvidet etisk ansvar. Ved å knytte etiske retningslinjer for konsernet som helhet til det spesifikke etiske ansvaret som ligger til grunn for bedriftens formål, vil datterbedriftens samfunnsansvar gjøres relevant for kjernevirksomheten og arbeidet med implementering av samfunnsansvar bidrar til å støtte opp om bedriftenes formål.

Forslag til årskalender for arbeidet med samfunnsansvar i hvert enkelt selskap i Polaris Media finnes i vedlegg 1.

Kommunikasjon

Ifølge Miljøinformasjonsloven har interessenter krav på informasjon om bedriftens påvirkning på ytre miljø og hvordan bedriften arbeider med å ivareta ytre miljø i sin virksomhet. I tillegg har Regnskapslovens §3-3c tredd i kraft fra juni 2013, og innebærer at alle store norske virksomheter skal rapportere på samfunnsansvar i årsberetningen eller i egen beretning.

Polaris Media vil rapportere eksternt på samfunnsansvar på konsernnivå (herunder alle datterbedrifter) i årsberetningen, og det vil bli publisert både kvantitativ og kvalitativ informasjon om bedriftens samfunnsansvar i årsberetningen basert på de KPI-er som er beskrevet i disse retningslinjene, se vedlegg 2.

Polaris Media inkluderer informasjon om sitt samfunnsansvar og arbeid med samfunnsansvar på konsernets hjemmeside og det er et mål at alle datterbedrifter skal inkludere informasjon om sitt spesifikke arbeid med samfunnsansvar på sine nettsteder og andre informasjonskanaler der de kommuniserer med sine interessenter.

Datterbedriftene skal benytte seg av de merkeordninger og sertifiseringer de har sluttet seg til, og kommunisere tydelig ved bruk av logo eller sertifiseringsmerke hvilke forpliktelser de har påtatt seg ut over konsernets retningslinjer (for eksempel Miljøfyrtårnsertifisering og Svanemerket).


Nedenfor nærmere om definering og oppfølging av 1) ytre miljø, 2) arbeidsmiljø, 3) anti-korrupsjon og 4) menneskerettigheter:

1) Ytre Miljø

Den delen av retningslinjene som omtaler ytre miljø er som følger:

Polaris Media skal aktivt jobbe med å minske og hindre negativ påvirkning fra virksomheten på ytre miljø der det er mulig, og oppfordre kunder og leverandører til det samme.

I dette ligger det flere ansvar. Ansvaret for innkjøp og bruk av ressurser og materialer i egen virksomhet, ansvar for livsløpet til innkjøpte og egne produkter, og ansvar for å ha et verdikjedefokus i arbeidet med miljø.

Å ta ansvar for livsløpet til et produkt innebærer fokus på hvilken miljøbelastning produksjon, transport, bruksfase og avhending av produkter har, og hvilke miljøaspekter som er viktige for å hindre negativ påvirkning fra de ulike delene av produktets livsløp.

For Polaris Media gjøres dette ved et fokus på livsløpet i innkjøpsfasen, at miljøbelastning tas med i betraktningen når innkjøp skal gjøres, og at miljømerkede produkter skal velges fremfor produkter uten slik merking. Andre aspekter som er med i betraktningen ved innkjøp er energibruk, utslipp til luft og vann i bruksfasen og forsvarlig avhending av produktet i form av resirkulering eller sikker avfallshåndtering.

Det rapporteres på følgende indikatorer for miljøprestasjoner:

  • Energiforbruk
  • Papirforbruk
  • Avfall
  • Kjemikaliebruk
  • CO2-utslipp i forbindelse med reiser og transport

Utgangspunktet for valg av indikatorer er indikatorene brukt i Miljøfyrtårnsertifisering og Svanemerkets lisenskrav for grafiske bedrifter. Det er derfor enklere å rapportere på disse for bedrifter som allerede er sertifisert og jobber aktivt med disse indikatorene, noe som også gir insentiver til at flere datterbedrifter velger å bli Miljøfyrtårnsertifisert.

Innsamling av informasjon for rapportering av miljøindikatorer baseres i utgangspunktet på informasjon fra fakturaer og forbruk målt i kroner. For bedrifter som ikke eier eget bygg, eller som deler lokaler med andre bedrifter, kan det installeres målere for energiforbruk og utarbeides fordelingsnøkler for miljøbelastning som er rimelige for å reflektere det relative forbruket i den enkelte bedrift. Utarbeidelse og diskusjon av fordelingsnøkler for miljøpåvirkning gjøres av ledelsen i selskapene. Samtidig er det viktig at de lokale arbeidsmiljøutvalgene involveres i prosessen rundt fastsettelse av måleparametere.

2) Arbeidsmiljø

De delene av retningslinjene som omhandler arbeidsforhold og arbeidsmiljø lyder som følger:

Polaris Media skal sikre at alle ansatte har organisasjonsfrihet og rett til felles og individuelle forhandlinger om lønn og arbeidsforhold. Polaris Medias ansatte skal være representert i styrearbeid og sikret deltakelse i bedriftsdemokratiet gjennom konserntillitsvalgtsordningen og Polariskonferansen.

Polaris Media ønsker å være en mangfoldig bedrift der diskriminering på bakgrunn av kjønn, etnisitet, religion eller seksuell legning ikke skal finne sted på arbeidsplassen eller ved ansettelser.

Polaris Media skal ha varslingsordninger og rutiner for oppfølging av varsling om diskriminering på arbeidsplassen.

Dette innebærer at ledelsen involverer de tillitsvalgte i prosesser som angår de ansatte, og tar hensyn til de ansattes interesser når beslutninger fattes. En god dialog med representantene for fagforeningene sikres gjennom jevnlige møter.

I arbeidet mot diskriminering er først og fremst forebygging gjennom et positivt arbeidsmiljø og en sunn organisasjonskultur viktig. Her har ledere, mellomledere og tillitsvalgte et særskilt ansvar for å skape et åpent og inkluderende arbeidsmiljø. Arbeidsmiljøtiltak koordineres og evalueres av Arbeidsmiljøutvalgene (AMU). Som støtte til dette arbeidet kan bedriftshelsetjenesten involveres. Konkrete diskusjoner om åpenhet og bedriftskultur samt varslingsrutiner bør gjennomgås minimum årlig, og oftere dersom konkrete utfordringer oppdages.

For å sikre at det arbeides aktivt med en åpen bedriftskultur og at kritikkverdige forhold varsles anbefales det å benytte NHOs guider og verktøy til arbeid med åpenhet og varsling. NHOs veileder for en åpen bedriftskultur, diskusjonsskjemaet ”Hva ville du gjort?” og Varslingsplaktaten kan tilpasses den enkelte bedrift og lastes ned her.

I tillegg til diskusjon om varsling og bedriftskultur i AMU, bør den enkelte medarbeider kjenne til varslingsrutinene som gjelder, hvem de kan varsle til og hvordan varsling kan gjennomføres. Her har det enkelte AMU ansvar for å informere, samt at ledere, mellomledere og tillitsvalgte både informerer sine ansatte om hvilke rutiner som gjelder, og selv vet hva de skal gjøre i en varslingssituasjon.

For konsernets retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold se vedlegg 3.

Måling og rapportering på arbeidsmiljø

Arbeidsmiljøundersøkelse

Det er vanskelig å måle arbeidsmiljøet kvantitativt, men viktige indikatorer kan fanges opp ved hjelp av en årlig arbeidsmiljøundersøkelse som undersøker trivsel og opplevelse av egen leder og arbeidshverdag hos de enkelte ansatte i bedriften.

Sykefravær

I tillegg til arbeidsmiljøundersøkelse måles det sykefravær i hver bedrift, og det rapporteres til konsernet kvartalsvis på:

  • Korttidssykefravær (i konkrete tall og prosentvis [3])
  • Langtidssykefravær (i konkrete tall og prosentvis)

Arbeidsmiljøtiltak

I tillegg til å rapportere kvantitativt på sykefravær kvartalsvis anbefales det å fastsette mål i hver bedrift for sykefravær, og hvilke tiltak, både konkrete tiltak for å få ned sykefraværet og forebyggende tiltak i form av for eksempel arbeidsmiljøtiltak, trening, sosiale aktiviteter og liknende.

3) Anti-korrupsjon

Anti-korrupsjonsarbeid er viktig for å øke bevisstheten om hva korrupsjon er og i hvilke situasjoner en må være ekstra påpasselig for å følge lovverkets krav.

Overordnede retningslinjer for anti-korrupsjonsarbeid lyder slik:

Polaris Media skal arbeide aktivt for å bekjempe alle former for korrupsjon. Konsernets ansatte skal opptre i tråd med konsernets retningslinjer for å gi og motta gaver, reiser og andre ytelser, og tydelig ta avstand fra alle former for smøring og bestikkelser.

Polaris Media skal ha varslingsordninger og rutiner for å håndtere varsling og mistanker om korrupsjon i egen virksomhet.

For å sikre implementeringen av tydelige regler for hva som er akseptabelt i forbindelse med gaver, reiser og ytelser og ikke, er det fastsatt retningslinjer for alle ansatte, samt retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold ved arbeidsplassen. Retningslinjer for økonomisk adferd er vedlagt som vedlegg 4.

Retningslinjer på konsernnivå vedr. gaver etc.

Retningslinjene for gaver, gjestfrihet baserer seg på følgende overordnede prinsipper:

  • Ansatte i Polaris Media skal ikke gi eller ta imot gaver, penger eller ytelser med betingelser eller som kan påvirke forholdet i en tilbuds- eller forhandlingssituasjon.
  • Dekning av utgifter og opphold i forbindelse med reise eller arrangement hvor ansatt inviteres av ekstern part dekkes av selskapet selv. Gaver i forbindelse med oppdrag (foredrag, møter o.l) med en verdi opp til et nærmere definert nivå som eksempelvis to vinflasker, blomster eller liknende kan tas imot uten rapportering. Mottak av gaver ut over denne verdien skal vurderes nøye og rapporteres til administrerende i egen bedrift.

Holdninger, bedriftskultur og varsling

Viktigst for arbeidet med anti-korrupsjon er de ansattes kjennskap til hva korrupsjon innebærer, hvilke konkrete retningslinjer som gjelder for bedriften og en åpen bedriftskultur der det er klare holdninger til hva som er akseptabel atferd og ikke. For å sikre en åpen bedriftskultur er det viktig at ledere på alle nivå i konsernet snakker åpent om korrupsjon, og har kunnskap til å veilede og bidra til å fatte gode, lovlige avgjørelser i tvilstilfeller. Her har økonomi- og regnskapsenheten et særskilt ansvar for å følge opp og rapportere mistanker om korrupsjon.

Varsling om kritikkverdige forhold er i likhet med arbeidet mot diskriminering et viktig verktøy i arbeidet mot korrupsjon. For å sikre dette er det viktig at ansatte kjenner til hvem de kan varsle, og er sikret mot negative konsekvenser av varslingen, samt at ledere tar sitt ansvar når de blir varslet til på alvor.

Anti-korrupsjonsarbeidet kan arbeides aktivt med i den enkelte bedrift ved hjelp av NHOs veileder for å snakke om korrupsjon ”Over streken?”. Denne kan lastes ned fra NHOs ressurssider om korrupsjon.

I tillegg til ressursheftet om anti-korrupsjonsarbeid er Varslingsplakaten et viktig ledd i arbeidet med anti-korrupsjon. Se også under arbeidsmiljø om bruk av varslingsplakat og varslingsrutiner.

4) Menneskerettigheter

Polaris Media har som mediekonsern et særskilt ansvar overfor samfunnet ift. sikring av grunnleggende demokratiske rettigheter. Utover den redaksjonelle virksomhetens samfunnsoppdrag knyttet til akkurat dette, skal Polaris Media aktivt bidra til å støtte lokale initiativ og tiltak som bidrar til økt fokus og engasjement i lokalsamfunnene omkring grunnleggende menneskerettigheter for eksempel gjennom filantropiske tiltak.

Overordnede retningslinjer for menneskerettigheter lyder slik:

Polaris Media skal drive sin virksomhet i tråd med Menneskerettighetene, og fremme anerkjennelsen av verdighet og uavhendelige rettigheter for alle mennesker.

Som mediebedrift skal Polaris Media ivareta et særskilt ansvar for å sikre demokratiske grunnverdier som ytringsfrihet, pressefrihet og informasjonsfrihet. Polaris Medias redaksjonelle virksomhet skal drives i tråd med Pressens samfunnsrolle som spesifisert i Norsk Presseforbunds etiske regelverk.

Vedlegg

Vedlegg 1 – Årskalender samfunnsansvar

Vedlegg 2 – Nøkkeltall samfunnsansvar

Vedlegg 3 – Retningslinjer for varsling av kritikkverdige forhold

Vedlegg 4 – Retningslinjer for ansvarlig økonomisk atferd

[1] FNs verdenserklæring om Menneskerettigheter

[2] Vær Varsom Plakaten: Punkt 1.1: Pressens samfunnsrolle

[3] Fordi enkelte bedrifter har få ansatte blir prosentvise utslag gjerne svært høye ved sykefravær hos enkeltansatte.Derfor rapporteres konkrete tall i tillegg til prosentvis.