REDEGJØRELSE FOR AKTSOMHETSVURDERINGER ETTER ÅPENHETSLOVEN § 5 FOR POLARIS MEDIA SØR AS
Åpenhetsloven har som formål å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, samt å sikre allmenheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter arbeider med disse forholdene.
Gjennom åpenhetsloven er Polaris Media Sør som selskap forpliktet til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer, og redegjøre for disse i en rapport som skal offentliggjøres senest 30. juni hvert år.
Polaris Media Sør er morselskap til ulike selskaper som driver medie-, trykkeri-, og distribusjonsvirksomhet. Polaris Media Sør er en del av mediekonsernet Polaris Media ASA. Polaris Media er et av Skandinavias største mediehus- og trykkerikonsern, og omfatter en rekke lokale og regionale mediehus i Norge og i Sverige. I tillegg omfatter konsernet trykkerivirksomhet og distribusjonsvirksomhet, gjennom lokale og regionale trykkeriselskaper og distribusjonsselskaper som leverer tjenester til bl.a. mediehusene.
I tillegg til at konsernspissen Polaris Media ASA er omfattet av åpenhetsloven, er enkelte av selskapene i konsernet, herunder Polaris Media Sør, selvstendig omfattet av åpenhetsloven. Polaris Media Sør sitt arbeid med å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og leverandørkjeden, er organisert sentralt på konsernnivå.
Polaris Media ASAs generelle redegjørelse er dekkende for Polaris Media Sør redegjørelse på flere punkter:
- I konsernets redegjørelse er det gjort nærmere rede for hvordan konsernet er organisert, samt de produkter og tjenester som konsernets selskaper leverer. De beskrivelsene som gjelder Mediehus og redaksjonell plattform, Trykk og Distribusjon er dekkende for Polaris Media Sør.
- I konsernets redegjørelse er den generelle beskrivelsen av organisering, forankring og retningslinjer dekkende for Polaris Media Sør organisering, forankring og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
- I konsernets redegjørelse er det gjort nærmere rede for Polaris Medias strategiske retningslinjer for samfunnsansvar, som gjelder for hele konsernet, inkludert Polaris Media Sør. De strategiske retningslinjene for samfunnsansvar forplikter Polaris Media Sør til å drive virksomhet i tråd med menneskerettigheter og
arbeidslivsstandarder. Retningslinjene inkluderer etiske retningslinjer som gjelder for hele konsernet og leverandører, og inneholder bl.a. retningslinjer og varslingsrutiner for å hindre diskriminering, trakassering og andre kritikkverdige forhold.
Den til enhver tid gjeldende redegjørelsen for konsernet finnes på www.polarismedia.no
Følgende redegjørelse etter åpenhetsloven § 5 beskriver Polaris Media Sørs retningslinjer og rutiner for å ivareta menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, hvilke vesentlige risikoer som er identifisert og hvilke tiltak som er iverksatt som følge av de identifiserte risikoområdene. Redegjørelsen dekker tidsperioden 1. januar 2025 til 31. desember 2025.
Polaris Media Sør er også forpliktet til å svare på henvendelser om hvordan selskapet håndterer risikoen for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det er opprettet en egen epostadresse i konsernet som slike henvendelser kan rettes til: apenhetsloven@polarismedia.no
IDENTIFISERTE RISIKOER
Det er gjort en overordnet risikovurdering, sett opp mot de vesentlige risikoene som hittil har vært identifisert i arbeidet med aktsomhetsvurderinger i Polaris Media Sør og leverandørkjeden. Det er ikke funnet noen vesentlige endringer i risikobildet, sammenlignet med tidligere. Følgende områder er vurdert som mest vesentlig med hensyn til risikoen for negativ påvirkning på menneskerettigheter og/eller anstendige arbeidsforhold:
- Arbeidsforhold og risiko for sosial dumping i leverandørkjeden til den norske distribusjonsvirksomheten: Innenfor den norske distribusjonsvirksomheten er en andel av budtjenestene utkontraktert, hvilket innebærer at de som utfører budtjenestene er selvstendige oppdragstakere. Dette kan være enkeltpersoner eller selskaper med egne ansatte. I bud-/varebilbransjen er det kjente risikoer knyttet til bl.a. irregulære arbeidsforhold, skatte- og avgiftsunndragelser, sosial dumping og komplekse leverandørkjeder.
- Personvern og datasikkerhet: En stor andel av mediehusenes abonnenter er helt eller delvis digitale abonnenter. Via mediehusenes digitale flater brukes data om brukerne til bl.a. å tilby relevant redaksjonelt og kommersielt innhold, gode brukeropplevelser og konkurransedyktige annonseprodukter. Særlig økosystemet knyttet til digital annonsering er komplekst, med kjente risikoer innenfor personvern og datasikkerhet, bl.a. forbundet med aktører som driver innsamling og bruk av data på tvers av internett på en måte som er krevende for brukere å kontrollere og forstå. Omfattende bruk av persondata bærer med seg en iboende risiko for brukernes rett til privatliv.
- Innsatsfaktorer i trykkerivirksomheten: Trykkerivirksomheten har leverandører som produserer trykkplater, stiftetråd, trykkfarge og papir. I produksjonskjeden av slike innsatsfaktorer er det kjente risikoer forbundet med utvinningen og produksjonen av de råvarene som brukes, slik som bl.a. metall og trevirke. Dette er prosesser som er forbundet med risiko for brudd på menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. For høyrisikoområder er bl.a. dårlige eller farlige arbeidsforhold, lave lønninger, negativ innvirkning på urfolks rettigheter og mangel på fagforeningsrettigheter kjente risikoer.
- Arbeidsforhold for frilansjournalister: Det er en generell bransjerisiko for at frilansjournalister ikke har regulære og formaliserte arbeidsforhold. Bransjeundersøkelser viser at frilanseres kan oppleve dårlige økonomiske vilkår, inkludert lav lønn, lite ferie og høy arbeidsbelastning.
På bakgrunn av de kjente risikofaktorene knyttet til produktene/tjenestene beskrevet ovenfor, er disse områdene prioritert som de mest vesentlige i arbeidet med aktsomhetsvurderinger i konsernet. På nåværende stadium er det ikke identifisert faktiske negative konsekvenser i egen virksomhet eller i leverandørkjeden, men risikoene som beskrevet ovenfor er potensielle. Arbeidet med å håndtere risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er et kontinuerlig arbeid. Ved vesentlige endringer i risikobildet gjennom det kontinuerlige arbeidet med aktsomhetsvurderinger, vil det gjøres oppdateringer i prioriteringen av tiltak.
IVERKSATTE TILTAK
I forbindelse med tilpasning til åpenhetsloven, ble det i 2023 etablert en prosess for aktsomhetsvurdering av faktiske og potensielle negative påvirkninger på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden i tråd med OECDs retningslinjer. I slutten av 2025 ble det etablert en innkjøpspolicy og prosedyre i konsernet, som er implementert i 2026. Policyen beskriver hovedprinsippene for gjennomføring av innkjøpsaktiviteter, som skal skje i samsvar med Polaris Medias etiske retningslinjer og de etiske retningslinjene for leverandører. Ved vurdering og valg av leverandører skal leverandørers overholdelse av og respekt for Polaris Medias etiske retningslinjer, inkludert grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår, vurderes. Innkjøpsprosedyren omfatter prosedyrer for å redusere identifiserte risikoer i leverandørkjeden, eksempelvis knyttet til personvern eller selvstendige oppdragstakere, slik som bud i distribusjonsvirksomheten eller frilansere i mediehusvirksomheten. Målet er å sikre gode rutiner på tvers av konsernet knyttet til innkjøp og oppfølging av leverandører, for å bidra til å identifisere og redusere risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden.
Fra og med årsrapporten for 2024 rapporterer Polaris Media om bærekraft i samsvar med EUs bærekraftsdirektiv (CSRD) og standardene i ESRS. Arbeidet med bærekraft, herunder aktsomhetsvurderinger i forbindelse med dobbelt vesentlighetsanalyse, overlapper i stor grad med aktsomhetsvurderingene tilknyttet risikoer for negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, som åpenhetsloven stiller krav om. I lys av kunnskapen og erfaringene konsernet har fått gjennom bærekraftsarbeidet, blir fokuset i det videre å ytterligere samkjøre og formalisere prosedyrer for risikostyring og internkontroll for aktsomhetsvurderinger, som skal favne både bærekraftsarbeidet og arbeidet med aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven. Dette er nærmere beskrevet under «planlagte tiltak» nedenfor.
I 2025 ble retningslinjer og rutiner for varsling i Polaris Media Norge revidert og oppdatert, og det ble i tillegg utarbeidet retningslinjer for ekstern varsling. Nytt varslingssystem for både intern og ekstern varsling er implementert i 2026. Målet er å gjøre det enklere å varsle, både for interne og eksterne varslere, og tilby en mulighet for å varsle anonymt. Dette vil kunne senke terskelen for varsling, noe som kan bidra til å avdekke risikoer for negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, både i egen virksomhet og i leverandørkjeden, samt sikre en profesjonell håndtering og oppfølging av varslingssaker. Som del av dette arbeidet ble også retningslinjer mot diskriminering og trakassering revidert i 2025, ettersom disse områdene er nært knyttet til varslingsordningen.
Innen alle risikoområdene som er identifisert, er det allerede etablert ulike retningslinjer og tiltak som skal redusere risiko for negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Disse er nærmere beskrevet nedenfor, knyttet til de ulike risikoområdene.
Arbeidsforhold og risiko for sosial dumping i leverandørkjeden til den norske distribusjonsvirksomheten
Distribusjonsvirksomheten har kontrakter og kontrollrutiner med leverandørene som stiller krav til overholdelse av arbeidsmiljølov og skatte- og avgiftsregelverk. Det er også et tett samarbeid med leverandørene for å redusere risiko for negativ påvirkning og avdekke avvik. Det siste året er det gjennomført tiltak for å styrke samarbeidet med leverandørene og kontrollrutinene ytterligere. Målet er å forebygge og avdekke negativ påvirkning, og oppnå reell forbedring i leverandørkjeden. I 2025 er det tatt et risikobasert utvalg av leverandørene innenfor distribusjon for videre oppfølging. Som en del av undersøkelsene og oppfølgingen er det etterspurt dokumentasjon knyttet til innbetaling av skatter og avgifter, arbeidsavtaler, innmelding i A-register, HMS-arbeid, arbeidstid og lønnsutbetaling. Undersøkelsene har avdekket at flere av leverandørene har mangler og i disse tilfellene har distribusjonsselskapene gitt leverandørene veiledning og rimelig tid til å rette opp i avdekkede forhold. Det er ikke avdekket faktisk negativ påvirkning gjennom undersøkelsene som er gjort i 2025.
Personvern og datasikkerhet
I arbeidet med personvern er det en overordnet målsetning å sørge for at konsernet til enhver tid etterlever nasjonal og internasjonal lovgivning og retningslinjer for personvern, som skal verne om privatpersoners rett til privatliv. Dette innebærer bl.a. å sørge for at alle som bruker konsernets tjenester gis lett tilgjengelig, gjennomsiktig og tilstrekkelig informasjon om behandling av persondata. Videre å ivareta brukernes rettigheter til å gjøre valg knyttet til bruken av
deres data, minimere bruken av data til det som er nødvendig for formålet, og sørge for gode sletterutiner. Dette er et kontinuerlig arbeid som konsernet stadig jobber med å utvikle og forbedre.
Ny norsk ekomlov trådte i kraft 1. januar 2025. Loven harmoniserer det norske ekom-regelverket med det europeiske når det gjelder krav om å innhente aktivt samtykke til bruk av informasjonskapsler og lignende teknologi på nettsider. Både Polaris Media og Stampen Media har implementert samtykkeløsninger for å tilpasse seg regelverket, som har blitt innført til ulik tid i henholdsvis Norge og Sverige.
De siste årene har det vært stor utvikling innen kunstig intelligens (KI), og spesielt bruken av verktøy som ChatGPT har økt kraftig de siste årene. For å ivareta personvern i både utvikling og bruk av slike verktøy i konsernet, er det iverksatt flere tiltak. Polaris Media har etablert generelle retningslinjer for bruk av KI, herunder særskilt bruk av ChatGPT. Formålet med disse retningslinjene er å fremme ansvarlig bruk av KI, slik at mediehusenes redaksjonelle verdier og tillit
ivaretas. Polaris Media har også etablert et KI-forum i konsernet bestående av regionale KI-ansvarlige, der personvernspesialist og jurist i konsernet deltar for å identifisere risiko og sikre at personvern hensyntas i utvikling og bruk av KI-verktøy.
Polaris Media jobber kontinuerlig med å forbedre konsernets datasikkerhet for å oppdage, identifisere og respondere på trusler mot IT-systemer og datasikkerheten. I dette arbeidet gjennomføres risikovurderinger knyttet til datasikkerhet og vurdering av om konsernet har tilstrekkelige tiltak på plass for å håndtere truslene. Konsernledelsen og revisjonsutvalget gjennomgår oppdaterte risikovurderinger og tiltak minst en gang i året.
Det vises for øvrig til seksjonene om personvern og datasikkerhet i bærekraftsrapporten for ytterligere beskrivelse av tiltak. Bærekraftsrapporten inngår i Polaris Medias årsrapport for 2025, publisert på polarismedia.no.
Innsatsfaktorer i trykkerivirksomheten
Trykkerivirksomheten bruker hovedsakelig større nordiske eller europeiske leverandører. Råvarer til produksjon utgjør den største delen av innkjøpene, hvorav papir, trykkfarge og trykkplater utgjør hoveddelen av råvarene. Papirinnkjøp kommer hovedsakelig fra norsk leverandør, mens trykkfarge og trykkplater kommer fra norske og europeiske leverandører. De fire største leverandørene av de ovenfor nevnte råvarene utgjør 92% av totale innkjøp for trykkerivirksomheten i 2025. Flere av disse leverandørene har selv forpliktet seg på selskapsnivå til å arbeide aktivt med bærekraft, menneskerettigheter og sosial ansvarlighet, og har egne strategier for dette.
Arbeidsforhold for frilansere
Polaris Media Sør og alle konsernets mediehus i Norge er medlem av Mediebedriftenes Landsforening (MBL), som er bransjens arbeidsgiverorganisasjon. MBL samarbeider med Norsk Journalistlag, som er en arbeidstakerorganisasjon. Bransjeorganisasjonene samarbeider om felles bransjerisikoer knyttet til f.eks. arbeidsforhold for journalister, herunder frilansere. NJ og MBL har en frilansavtale som er en del av den overordnede tariffavtalen. Denne inkluderer veiledende minstesatser for frilansere som selger innhold til mediehusene som er medlem i MBL.
PLANLAGTE TILTAK
Flere av tiltakene som tidligere er planlagt er nå implementert, og arbeidet videreføres gjennom oppfølging og videreutvikling av eksisterende tiltak. Fremover skal Polaris Media Sør og Polaris Media fortsette arbeidet med identifiserte risikoer for å fremme menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, både i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Nedenfor beskrives planlagte tiltak for å redusere identifiserte risikoer. Gjennomføringen av disse tiltakene vil gi verdifull innsikt og bidra til en mer presis vurdering av risikoer, som igjen vil kunne bidra til å identifisere om det er behov for ytterligere risikoreduserende tiltak.
Arbeidsforhold og risiko for sosial dumping i leverandørkjeden til den norske distribusjonsvirksomheten
For å redusere risikoen for negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos selvstendige oppdragstakere i distribusjonsvirksomheten, skal distribusjonsselskapene fortsette med risikobasert leverandøroppfølging og etablerte kontrollrutiner i distribusjonsvirksomheten. Risiko knyttet til mulige irregulære arbeidsforhold hos leverandører, herunder arbeidstid og risiko for overtid uten kompensasjon, vil få ekstra oppmerksomhet. Leverandører som har blitt identifisert med mangler, og som har behov for videre veiledning, skal følges opp særskilt.
Personvern og datasikkerhet
Selskapene i Polaris Media skal videreføre arbeidet med personvern og datasikkerhet i egen virksomhet og leverandørkjede. Konsernet vil følge utviklingen og praktiseringen av regelverket knyttet til ekom-loven tett, herunder de veiledninger og presiseringer som kommer fra norske og europeiske datatilsynsmyndigheter.
For å få en tredjepartsvurdering av Polaris Medias modenhetsnivå innenfor IT-sikkerhet, engasjerer konsernet med noen års mellomrom eksterne eksperter for å foreta en helsesjekk og modenhetsvurdering av IT-sikkerheten. Slik ekstern gjennomgang er planlagt i 2026 for norsk side av konsernet. Dette vil gi et solid faglig grunnlag for å vurdere om iverksatte sikkerhetstiltak- og rutiner er designet og implementert på en hensiktsmessig og effektiv måte ut ifra dagens risikobilde.
Innsatsfaktorer i trykkerivirksomheten
Etter implementering av ny innkjøpspolicy, vil trykkerivirksomheten fortsette arbeidet med å kartlegge risiko og vurdere behov for ytterligere tiltak knyttet til leverandørene av innsatsfaktorene som brukes.
Arbeidsforhold for frilansere
Journalistene i Polaris Media Sør og Polaris Media er i all hovedsak faste ansatte. Bruk av frilansere gir mediehusene nødvendig fleksibilitet for å innfri sitt samfunnsoppdrag, samtidig som det gir flere mulighet til å utøve journalistyrket. Polaris Media Sør og Polaris Media er opptatt av at også frilansere skal ha gode og forutsigbare arbeidsforhold. Bransjerisikoene knyttet til bruk av frilansere, herunder arbeidsvilkår og kompensasjon, inngår derfor som en del av konsernets aktsomhetsvurderinger. Som ledd i oppfølgingen av konsernets innkjøpspolicy, vil dette området fortsatt ha særskilt oppmerksomhet, med mål om kontinuerlig forbedring.
***
Ytterligere informasjon om hvordan Polaris Media Sør og Polaris Media håndterer risikoen for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, kan fås ved henvendelse til apenhetsloven@polarismedia.no.
Signert versjon av denne redegjørelsen finnes her.