Åpenhetsloven
Den 1. juli 2022 trådte åpenhetsloven i kraft i Norge. Lovens formål er å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og sikre allmenheten tilgang til informasjon om virksomhetens arbeid med disse forholdene.
Gjennom åpenhetsloven er Polaris Media Sør AS bl.a. forpliktet til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer, og redegjøre for disse i en rapport som skal offentliggjøres senest 30. juni hvert år.
Polaris Media Sør driver medievirksomhet, og er en del av mediekonsernet Polaris Media. Polaris Media er et av Skandinavias største mediehus- og trykkerikonsern, og omfatter en rekke lokale og regionale mediehus i Norge og i Sverige. I tillegg omfatter konsernet trykkerivirksomhet og distribusjonsvirksomhet, gjennom lokale og regionale trykkeriselskaper og distribusjonsselskaper som leverer tjenester til bl.a. mediehusene. Det vises til øvrige deler av årsberetningen for nærmere beskrivelse av selskapets virksomhet.
I tillegg til at konsernspissen Polaris Media ASA er omfattet av åpenhetsloven, er enkelte av selskapene i konsernet, herunder Polaris Media Sør, selvstendig omfattet av åpenhetsloven grunnet sin størrelse. Vi er lokalisert i Arendal. Vår hovedvirksomhet består av å levere journalistikk til våre kunder. Vi opererer kun i Norge, og har ingen virksomhet utenfor Norge. Selskapet har adoptert Polaris Media sine strategiske retningslinjer for bærekraft, og dermed har Polaris Media Sør også forankret arbeidet sitt med menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Selskapet benytter også Polaris Media sine retningslinjer og varslingsrutiner.
Polaris Media Sør sitt arbeid med å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og leverandørkjeden, er organisert sentralt på konsernnivå.
I tråd med åpenhetsloven § 5 er det for konsernet utarbeidet en redegjørelse for aktsomhetsvurderinger knyttet til virksomhetens faktiske og mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Vurderingene og redegjørelsen er foretatt på konsernnivå, og dekker Polaris Media Sør sin virksomhet og leverandørkjeder. I konsernets redegjørelse er den generelle beskrivelsen av organisering og retningslinjer dekkende for Polaris Media Sør sin organisering og rutiner for å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det vises særlig til Polaris Medias strategiske retningslinjer for samfunnsansvar, som gjelder for hele konsernet, inkludert Polaris Media Sør. De strategiske retningslinjene for samfunnsansvar forplikter Polaris Media og Polaris Media Sør til å drive virksomhet i tråd med menneskerettighetene og arbeidslivsstandarder.
Følgende redegjørelse etter åpenhetsloven § 5 beskriver hvilke vesentlige risikoer som er identifisert og hvilke tiltak som er iverksatt som følge av de identifiserte risikoområdene for Polaris Media Sør. Redegjørelsen dekker tidsperioden 1. januar 2023 til 31. desember 2023.
Identifiserte vesentlige risikoer for Polaris Media Sør
Personvern og datasikkerhet i håndteringen av persondata: En stor andel av mediehusenes abonnenter er helt eller delvis digitale abonnenter. Via mediehusenes digitale flater brukes data om brukerne til bl.a. å tilby relevant redaksjonelt og kommersielt innhold, gode brukeropplevelser og konkurransedyktige annonseprodukter. Økosystemet knyttet til digital annonsering er komplekst, med kjente risikoer innenfor personvern og datasikkerhet, bl.a. forbundet med aktører som driver innsamling og bruk av data på tvers av internett på en måte som ikke brukere kan kontrollere eller forstå.
Arbeidsforhold for frilansjournalister: Det er en generell bransjerisiko for at frilansjournalister ikke har regulære og formaliserte arbeidsforhold. Bransjeundersøkelser viser at frilanseres kan oppleve dårlige økonomiske vilkår, inkludert lav lønn, lite ferie og høy arbeidsbelastning.
På bakgrunn av de kjente risikofaktorene knyttet til produktene/tjenestene beskrevet ovenfor, er disse områdene prioritert som de mest vesentlige i det videre arbeidet. På nåværende stadium er det ikke identifisert faktiske negative konsekvenser i egen virksomhet eller i leverandørkjeden, men risikoene som beskrevet ovenfor er potensielle. Arbeidet med å håndtere risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er et kontinuerlig arbeid. I den grad det gjennom dette arbeidet med aktsomhetsvurderinger avdekkes ytterligere vesentlige risikoer, vil disse også prioriteres.
Iverksatte tiltak
Innen alle risikoområdene som er identifisert ovenfor, er det allerede etablert rutiner og retningslinjer som skal redusere risiko for negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Formålet med retningslinjene er å regulere hva annonsører har tillatelse til å samle av informasjon om brukere fra mediehusenes digitale tjenester. Retningslinjene er etablert som del av samarbeid gjennom Mediebedriftenes Landsforening, som er bransjeorganisasjonen for norske publisister. Retningslinjene inkluderer bl.a. forbud mot at tredjeparter kan samle inn opplysninger om brukerne til å bygge og berike egne profiler, som brukes videre i annen markedsføring. Videre er det satt begrensninger med tanke på hvilke leverandører/samarbeidspartnere som tillates å ha tilstedeværelse på mediehusenes nettsider. Arbeidet med å ivareta personvern og datasikkerhet i egen virksomhet, og i leverandørkjeder, har høy prioritet i konsernet. Det jobbes også kontinuerlig med å gi brukerne god informasjon og mulighet til å kontrollere hvordan deres data samles og brukes, for å sikre åpenhet.
Som del av arbeidet med å fremme menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden skal innkjøps- og kontraktsrutinene gjennomgås og oppdateres. Polaris Media har jobbet på konsernnivå med å forbedre retningslinjer, rutiner og policyer for innkjøp og leverandøroppfølging. Det er utarbeidet en ny innkjøpspolicy med tilhørende prosedyre som skal bidra til at hensyn til mennesker, samfunn og miljø ivaretas i valg av leverandører. Innkjøpsprosedyren omfatter hensyn for å redusere identifiserte risikoer i leverandørkjeden, eksempelvis knyttet til personvern. Målet med dette arbeidet var å sikre at de etiske retningslinjene er oppdaterte, forankret og implementert i hele konsernet, og at de formidles ved inngåelse av leverandørkontrakter. Videre arbeid skal sikre gode rutiner på tvers av konsernet knyttet til innkjøp og oppfølging av leverandører.
Planlagte tiltak
Fremover skal Polaris Media videreføre arbeidet med identifiserte risikoer for å reelt fremme menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, både i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Nedenfor beskrives planlagte tiltak for å redusere identifiserte risiko for distribusjonsvirksomheten. Gjennomføringen av disse tiltakene vil gi verdifull innsikt og bidra til en mer presis vurdering av risikonivået, som igjen vil kunne bidra til å identifisere om det er behov for ytterligere risikoreduserende tiltak:
- Implementere ny innkjøpspolicy og prosedyre både i konsernspissen og i datterselskapene. Dette skal bidra til å forbedre identifiseringen av risiko som er relevant for åpenhetsloven og gjøre konsernet i bedre stand til å tidlig kunne identifisere brudd på, eller risiko for, negativ påvirkning av grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Implementering av prosedyren vil i tillegg gi Polaris Media mer informasjon om risikonivået knyttet til innkjøp som gjøres på tvers av konsernets enheter.
- Videreføre arbeidet med personvern og datasikkerhet i egen virksomhet og leverandørkjede.
- Journalistene i Polaris Media er i all hovedsak faste ansatte. Bruk av frilansere gir mediehusene nødvendig fleksibilitet for å innfri sitt samfunnsoppdrag. Det arbeides med standardisering og etablering av konsernfelles rutiner, retningslinjer og kontrakter for frilansere. Disse skal bidra til at frilanserne får tydelig beskrivelse av arbeidsomfang og arbeidstid samt tilgang til nødvendige ressurser.
Ytterligere informasjon om hvordan Polaris Media og Polaris Media Sør håndterer risikoen for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, kan fås ved henvendelse til apenhetsloven@polarismedia.no.