1. Om disse retningslinjenes formål og omfang
1.1. Formål og definisjoner
Polaris Media har etiske retningslinjer for våre leverandører og samarbeidspartnere, som bygger på selskapets etiske retningslinjer. Polaris Media skal ha høy etisk standard, og prinsippene for eierstyring og selskapsledelse skal være i samsvar med beste praksis i norsk og internasjonalt næringsliv. Polaris Media forventer at alle leverandører, samarbeidspartnere følger gjeldende lovgivning, respekterer internasjonalt anerkjente menneskerettigheter og sikrer anstendige arbeidsforhold.
Med «Polaris Media» menes i disse retningslinjene Polaris Media ASA og ethvert av dets underliggende selskap som eies med mer enn 50 %, enten det er norske eller utenlandske selskaper.
Med «Leverandør» menes i disse retningslinjene enhver som leverer produkter eller tjenester, herunder bemanning, til et selskap i Polaris Media konsernet, og samarbeidspartnere o.l.
Polaris Media sine Etiske retningslinjer for leverandører har til formål å oppfylle internasjonale standarder for sosial ansvarlighet, og bidra til en etisk forsvarlig og bærekraftig utvikling. Forpliktelse til å etterleve disse etiske retningslinjene skal anses som en integrert del av kontraktene vi inngår med våre leverandører. Polaris Media forventer at leverandørene gjør disse kjent, og setter tilsvarende krav, i egen leverandørkjede.
1.2. Forholdet til nasjonale lover og regler
Polaris Medias leverandører skal overholde Polaris Medias etiske retningslinjer for leverandører, internasjonalt anerkjente konvensjoner og relevant nasjonal og internasjonal lovgivning. Leveranser til Polaris Media skal være forenlige med kravene angitt i disse retningslinjene. Kravene i disse retningslinjene bygger på internasjonale retningslinjer, og er kun angitt som minimumsstandarder. I tilfeller hvor internasjonalt anerkjente konvensjoner og nasjonale lover og reguleringer omhandler samme tema, skal den høyeste standarden alltid gjelde, så langt dette er innenfor gjeldende lands lovgivning.
2. Menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold
2.1. Rettslige forpliktelser for leverandører
Polaris Media respekterer og vil bidra til å fremme internasjonalt anerkjente menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og i selskapets verdikjede. Polaris Media sine leverandører skal overholde internasjonalt anerkjente konvensjoner om beskyttelse av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Dette inkluderer FNs grunnleggende menneskerettigheter og International Labor Organization (ILO) sine kjernekonvensjoner om forbud mot tvangsarbeid, barnearbeid, diskriminering, og retten til organisasjonsfrihet og kollektive forhandlinger. Leverandøren skal videre respektere verdighet, personvern og personlige rettigheter for alle mennesker.
Polaris Media ASA, og flere av dets underliggende selskaper, er underlagt Åpenhetsloven, og plikter bl.a. derfor å gjennomføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer, knyttet til risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Videre stiller åpenhetsloven krav om at det årlig – og på forespørsel – skal redegjøres for virksomhetens aktsomhetsvurderinger, herunder risikoer og tiltak.
Polaris Media forventer at våre leverandører gjennomfører aktsomhetsvurderinger, herunder kartlegger, forhindrer og begrenser mulig negativ innvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og i sin leverandørkjede. Leverandøren skal også, på forespørsel fra Polaris Media, dele informasjon om egne aktsomhetsvurderinger, samt informere om prosesser og tiltak planlagt og / eller gjennomført i forbindelse med beskyttelse av menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Polaris Medias leverandører skal følge de ovennevnte konvensjonene, lovene og prinsippene. Nedenfor er sentrale krav og forventninger fremhevet og utdypet, som Polaris Media forventer at leverandørene har et særskilt fokus på for å fremme menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold:
2.2. Arbeidslivsstandarder og menneskerettigheter
Organisasjonsfrihet og retten til kollektive forhandlinger
Leverandøren skal sikre og anerkjenne retten til organisasjonsfrihet, og legge til rette for kollektive forhandlinger hvis en vesentlig del av arbeidstakerne er enig om dette. Leverandøren skal ikke diskriminere representanter for arbeidstakerne eller medlemmer av fagforeninger, men legge til rette for at disse personene har mulighet til å utføre sine funksjoner på arbeidsplassen. I de tilfeller hvor organisasjonsfrihet og kollektive lønnsforhandlinger er begrenset av nasjonal lovgivning, skal leverandøren tillate ansatte fritt å velge sine egne representanter innenfor lovgivningen.
Tvangsarbeid og menneskehandel
Leverandøren skal ikke benytte seg av noen form for tvangsarbeid eller praksis som innebærer menneskehandel, hverken i forbindelse med rekruttering eller i arbeidsforhold. Dette omfatter blant annet utnyttelse gjennom tvang, trusler, gjeldsbinding, beslag av identitetspapirer eller andre handlinger som begrenser arbeidstakernes frihet.
Arbeidsforholdet mellom leverandøren og den ansatte skal alltid være basert på frivillighet, og uten press eller tvang av noen art. Leverandøren skal sikre at alle ansatte fritt kan avslutte arbeidsforholdet etter å ha meddelt leverandøren om dette på rimelig måte.
Barnearbeid
Leverandøren skal være spesielt varsom i forhold til oppfølging av barnearbeidere. Barn under 15 år eller i skolepliktig alder skal som hovedregel ikke ansettes, og skal ikke utføre arbeid som kan være til skade for deres utdanning.
Leverandøren skal være særskilt oppmerksom på at barn under 18 år ikke skal utføre arbeid som medfører risiko for at helse eller sikkerhet er i fare.
Nyrekruttering av barnearbeidere i strid med ovennevnte beskrivelser er ikke akseptabelt. Dersom leverandøren allerede har slikt barnearbeid skal det jobbes for en snarlig utfasing. Det skal samtidig legges til rette for at barna gis mulighet til livsopphold og utdanning inntil barnet er 15 år eller ikke lenger i skolepliktig alder.
Diskriminering
Leverandøren skal forby direkte og indirekte diskriminering basert på etnisk tilhørighet, religion, alder, uførhet, kjønn, ekteskapsstatus, seksuell orientering, fagforeningsmedlemskap eller politisk tilhørighet, og skal fremme likestilling i ansettelsesforhold. Leverandøren skal forby og nekte å tolerere all form for seksuelt påtrengende, truende, fornærmende eller utnyttende atferd og unngå diskriminering eller oppsigelse på usaklig grunnlag.
Ansettelsesforhold
Leverandøren skal gi godtgjørelser som møter enhver nasjonal lovmessig standard for minimumslønn. Lønnen skal være skriftlig avtalefestet og utbetales til de ansatte til avtalt tid. Leverandøren skal sikre at arbeidstiden ikke er uforholdsmessig lang og at den som et minimum er innenfor rammer satt i relevante nasjonale lover. Leverandøren skal respektere den individuelle ansattes behov for restitusjon og sikre at alle ansatte har rett til tilfredsstillende ferie med lønn. Arbeidsretten og arbeidslovgivningen der produksjonen finner sted skal etterleves. Leverandøren skal sikre at lovpålagte arbeidstidsbestemmelser overholdes og at alle ansatte mottar skriftlige ansettelseskontrakter som beskriver ansettelsesforholdet på et språk som den ansatte forstår.
Helse, arbeidsmiljø og sikkerhet
Leverandøren skal sikre at alle ansatte har et sunt og sikkert arbeidsmiljø i samsvar med internasjonalt anerkjente standarder og nasjonal lovgivning. Leverandøren skal kontrollere yrkesrisiko og etablere tiltak for å forhindre ulykker og yrkesmessige sykdommer, herunder tegne alle lovpålagte forsikringer. Ved behov skal ansatte bli utstyrt med hensiktsmessig personlig sikkerhetsutstyr og læres opp i bruken av dette. Leverandøren skal tilby regelmessig opplæring for å sikre at de ansatte har tilfredsstillende kompetanse knyttet til helse- og sikkerhetsspørsmål. Når de ansatte tilbys losji skal leverandøren sikre at dette er rent, sikkert og at det møter de grunnleggende behovene til den ansatte og eventuelt dennes familie.
Åpenhet og varsling
Leverandøren plikter å legge til rette for ekstern og intern varsling, og skal overholde alle relevante lover som gjelder for varsling. Slik tilrettelegging inkluderer at virksomheten har varslingsrutiner og varslingskanaler. Disse skal være lett tilgjengelige, og skal kunne dokumenteres.
Både ansatte og eksterne skal oppfordres til å varsle dersom det oppdages kritikkverdige forhold. Kritikkverdige forhold er forhold som er i strid med rettsregler, etiske retningslinjer, øvrige etiske normer eller mulige negative konsekvenser for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Slike kritikkverdige forhold kan finne sted i virksomheten, eller hos virksomhetens forretningsforbindelser og verdikjede for øvrig.
Ytrings- og informasjonsfrihet
Som et konsern bestående av redaktørstyrte medier, er Polaris Media særskilt opptatt av at leverandøren skal respektere ytringsfriheten og pressefriheten. Alle ansatte hos leverandør skal ha rett til å ytre sin mening i tråd med ytringsfriheten, og til å skaffe seg informasjon.
Personvern
Leverandøren skal overholde alle relevante lovkrav og regelverk som gjelder for personvern, herunder men ikke begrenset til EUs General Data Protection Regulation 2016/679 (GDPR).
3. Klima og miljø
Leverandøren skal overholde gjeldende relevante nasjonale og internasjonale klima- og miljøkrav. Leverandøren skal anerkjenne det miljømessige ansvaret som følger med alle deler av virksomheten, og iverksette rimelige tiltak for å sikre en miljøvennlig forretningspraksis. Leverandøren forventes også å dele relevante klima- og miljødata om egen virksomhet på forespørsel fra Polaris Media.
4. Forretningsmetoder
Korrupsjon og andre ulovlige forretningsmetoder
Polaris Media har nulltoleranse for korrupsjon inkludert smørings- eller tilretteleggingsbetalinger. Leverandøren skal overholde lover og regler knyttet til bestikkelser, korrupsjon, bedrageri og all annen ulovlig forretningsvirksomhet. Leverandøren skal ikke tilby, love eller gi noen form for utilbørlig fordel, tjeneste eller insentiver til offentlige tjenestemenn, internasjonale organisasjoner eller andre tredjeparter i den hensikt å skaffe personlige eller forretningsmessige fordeler. Dette gjelder uansett om denne fordelen blir tilbudt direkte eller indirekte gjennom en mellommann.
Gaver og høflighetsgester
Leverandøren skal ikke, direkte eller indirekte, tilby gaver til Polaris Medias ansatte, representanter for Polaris Media, eller noen nært relatert til disse, med mindre gaven er av beskjeden verdi. Det skal ikke gis pengegaver. Høflighetsgester som sosiale begivenheter, måltider eller underholdning kan tilbys hvis det er et forretningsmessig aspekt involvert og kostnaden holdes på et beskjedent nivå.
Hvitvasking
Leverandøren skal ta avstand fra alle former for hvitvasking og skal etablere tiltak for å unngå at virksomhetens finansielle transaksjoner benyttes til hvitvasking.
Konkurranse
Leverandøren skal konkurrere på en rettferdig og etisk forsvarlig måte innenfor rammene av gjeldende konkurranselovgivning.
Leverandøren skal ikke forårsake eller være en del av brudd på konkurranselovgivning, som for eksempel ulovlig samarbeid om prising, ulovlig markedssamarbeid eller annen form for atferd som medfører brudd på konkurranselovgivningen.
Sanksjoner og eksportkontroll
Leverandøren skal til enhver tid etterleve gjeldende føringer, lover og regler om sanksjoner og restriktive tiltak vedtatt av FNs sikkerhetsråd, EU eller noen av de Skandinaviske landene.
Leverandøren plikter å gjennomføre nødvendige aktsomhetsvurderinger i egen leverandørkjede for å sikre etterlevelse av gjeldende sanksjoner og restriktive tiltak.
Leverandøren skal umiddelbart varsle Polaris Media dersom leverandøren selv, eller noen i leverandørens verdikjede, blir underlagt sanksjoner eller restriktive tiltak.
5. Oppfølging av retningslinjene
5.1. Dokumentasjon
Leverandør er forpliktet til å etterleve de krav som fremkommer av dette dokument i egen virksomhet, samt videreføre og bidra til etterlevelse hos dens underleverandører. Polaris Media kan kreve dette arbeidet dokumentert innen rimelig tid på følgende måter:
a) Egenerklæring fra leverandør og/eller
b) Oppfølgingssamtaler med Polaris Media og/eller
c) Egen eller uavhengig tredjeparts kontroll av arbeidsforholdene på produksjonssted.
5.2. Brudd på retningslinjene
Polaris Media oppfordrer sine leverandører til å være transparent med Polaris Media om brudd eller risiko for brudd på bestemmelsene i disse retningslinjene. Det er leverandørens eget ansvar å iverksette passende tiltak for å håndtere brudd på retningslinjene. Dersom leverandøren ikke etterlever disse etiske retningslinjene, forbeholder Polaris Media seg retten til å gå i dialog for å avklare forholdet og be om nødvendige korrigerende tiltak innen rimelig tid. Polaris Media forbeholder seg videre retten til å terminere kontrakten med leverandøren ved brudd på gjeldende lover, regler, konvensjoner eller disse retningslinjene, særlig dersom bruddene er gjentatte eller alvorlige.