Den 1. juli 2022 trådte åpenhetsloven i kraft i Norge. Lovens formål er å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og sikre allmenheten tilgang til informasjon om virksomhetens arbeid med disse forholdene.
Gjennom åpenhetsloven er Polaris Media ASA som selskap forpliktet til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer, og redegjøre for disse i en rapport som skal offentliggjøres senest 30. juni hvert år. Styret har valgt å inkludere denne redegjørelsen i årsrapportens redegjørelse om samfunnsansvar etter regnskapsloven § 3-3 c. Polaris Media er også forpliktet til å svare på henvendelser om hvordan selskapet håndterer risikoen for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det er opprettet en egen e-postadresse i konsernet som slike henvendelser kan rettes til: apenhetsloven@polarismedia.no.
Følgende redegjørelse etter åpenhetsloven § 5 beskriver Polaris Medias retningslinjer og rutiner for å ivareta menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, hvilke vesentlige risikoer som er identifisert og hvilke tiltak som er iverksatt som følge av de identifiserte risikoområdene.
Organisering og retningslinjer
Polaris Media er et av Skandinavias største mediehus- og trykkerikonsern, og omfatter en rekke lokale og regionale mediehus i Norge og i Sverige. I tillegg omfatter konsernet trykkerivirksomhet og distribusjonsvirksomhet, gjennom regionale trykkeriselskaper og distribusjonsselskaper. For nærmere beskrivelse av konsernets organisering, vises det til styrets beretning og kapittelet «Våre selskaper» i årsrapporten.
I tillegg til at konsernspissen Polaris Media ASA er omfattet av åpenhetsloven, er enkelte av selskapene i den norske delen av konsernet selvstendig omfattet av åpenhetsloven grunnet sin størrelse. Polaris Medias arbeid med å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og leverandørkjeden, er organisert sentralt på konsernnivå, og omfatter alle virksomhetsområdene i konsernet. Vurderingene og redegjørelsene for datterselskapene som er selvstendig omfattet av åpenhetsloven foretas derfor på konsernnivå, og dekker datterselskapene og deres leverandørkjeder.
Det er etablert en arbeidsgruppe på tvers av konsernets virksomhetsområder. Arbeidsgruppen har ansvar for å koordinere og lede arbeidet med hvordan konsernet håndterer faktiske og potensielle negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, samt svare på informasjonsforespørsler. Gruppen er sammensatt av representanter fra konsernadministrasjonen og fra ledelsen i de ulike virksomhetsområdene; trykk (Norge), distribusjon (Norge og Sverige) og mediehusene (Norge og Sverige).
Organiseringen av arbeidet er forankret i konsernledelsen og konsernstyret, og utføres i tråd med konsernets prinsipper for eierstyring og selskapsledelse. Polaris Media etablerte i 2018 strategiske retningslinjer for samfunnsansvar, som inkluderer etiske retningslinjer som gjelder for hele konsernet og leverandører. Disse retningslinjene bygger på de fire områdene fra FNs Global Compact: i) menneskerettigheter, ii) arbeidslivsstandarder, iii) miljø og iv) antikorrupsjon, som skal bidra til at vi skal:
- Drive vår virksomhet i tråd med menneskerettighetene.
- Ivareta et særskilt ansvar for å sikre demokratiske grunnverdier som ytringsfrihet, pressefrihet og informasjonsfrihet.
- Sikre at alle ansatte har organisasjonsfrihet og rett til felles eller individuelle forhandlinger og lønn og arbeidsforhold. Ansatte skal også være representert i styrearbeid og være sikret deltakelse i bedriftsdemokratiet.
- Være en mangfoldig bedrift der diskriminering på bakgrunn av kjønn, etnisitet, religion eller seksuell legning ikke skal finne sted.
De etiske retningslinjene for leverandører har til formål å oppfylle internasjonale standarder for sosial ansvarlighet, og bidra til en etisk forsvarlig og bærekraftig utvikling. Forpliktelse til å etterleve de etiske kravene skal avtalefestes i kontraktene som inngås med leverandører.
De etiske retningslinjene inkluderer også retningslinjer og varslingsrutiner for å hindre diskriminering, trakassering og andre kritikkverdige forhold.
Polaris Media har definert strategiske fokusområder for bærekraft for hele konsernet. Disse inkluderer bl.a. likestilling og mangfold, det å være en attraktiv arbeidsplass, ansvarlig markedsføring, og personvern og datasikkerhet. Arbeidet med disse fokusområdene skal fremme menneskerettigheter som ytringsfrihet, likestilling og personvern, samt sørge for anstendige arbeidsforhold for alle konsernets ansatte. Arbeidet med bærekraft fremmer derfor flere av de samme formålene som åpenhetsloven.
Identifiserte risikoer
Arbeidsgruppen har gjort en overordnet risikovurdering for å identifisere de mest vesentlige risikoområdene i konsernet og leverandørkjeden. De identifiserte risikoområdene knytter seg hovedsakelig til risikoer i leverandørkjeden, med utgangspunkt i den type produkter/tjenester som inngår og kompleksiteten i leverandørkjeden.
I den overordnede risikovurderingen er følgende områder vurdert som mest vesentlig med hensyn til risikoen for negativ påvirkning på menneskerettigheter og/eller anstendige arbeidsforhold:
- Arbeidsforhold og risiko for sosial dumping i leverandørkjeden til den norske distribusjonsvirksomheten: Innenfor den norske distribusjonsvirksomheten er en andel av budtjenestene utkontraktert, hvilket innebærer at de som utfører budtjenestene er selvstendige oppdragstakere. Dette kan være enkeltpersoner eller selskaper med egne ansatte. I bud- /varebilbransjen er det kjente risikoer knyttet til bl.a. irregulære arbeidsforhold, skatte- og avgiftsunndragelser, sosial dumping og komplekse leverandørkjeder.
- Personvern og datasikkerhet i håndteringen av persondata: En stor andel av mediehusenes abonnenter er helt eller delvis digitale abonnenter. Via mediehusenes digitale flater brukes data om brukerne til bl.a. å tilby relevant redaksjonelt og kommersielt innhold, gode brukeropplevelser og konkurransedyktige annonseprodukter. Økosystemet knyttet til digital annonsering er komplekst, med kjente risikoer innenfor personvern og datasikkerhet, bl.a. forbundet med aktører som driver innsamling og bruk av data på tvers av internett på en måte som ikke brukere kan kontrollere eller forstå.
- Innsatsfaktorer i trykkerivirksomheten: Trykkerivirksomheten har leverandører som produserer trykkplater, stiftetråd, trykkfarge og papir. I produksjonskjeden av slike innsatsfaktorer er det kjente risikoer forbundet med utvinningen og produksjonen av de råvarene som brukes, slik som bl.a. metall og trevirke. Dette er prosesser som er forbundet med risiko for brudd på menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. For høyrisikoområder er bl.a. dårlige eller farlige arbeidsforhold, lave lønninger, negativ innvirkning på urfolks rettigheter og mangel på fagforeningsrettigheter kjente risikoer.
På bakgrunn av de kjente risikofaktorene knyttet til produktene/tjenestene beskrevet ovenfor, er disse områdene prioritert som de mest vesentlige i det videre arbeid med å håndtere risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden. På nåværende stadium er det ikke identifisert faktiske negative konsekvenser i egen virksomhet eller i leverandørkjeden, men risikoene som beskrevet ovenfor er potensielle. Arbeidet med å håndtere risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er et kontinuerlig arbeid. I den grad det gjennom dette arbeidet med aktsomhetsvurderinger avdekkes ytterligere vesentlige risikoer, vil disse også prioriteres.
Iverksatte og planlagte tiltak
Innen alle risikoområdene som er identifisert ovenfor er det allerede etablert rutiner og retningslinjer som skal redusere risiko for negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
Distribusjonsvirksomheten har kontrakter og kontrollrutiner med leverandørene som stiller krav til overholdelse av arbeidsmiljølov og skatte- og avgiftsregelverk. Det er også et tett samarbeid med leverandørene og offentlige myndigheter for å redusere risiko for negativ påvirkning og avdekke avvik. Det er igangsatt tiltak for å styrke samarbeidet med leverandørene og kontrollrutinene ytterligere. Målet med dette er å forebygge og avdekke negativ påvirkning, og oppnå reell forbedring i leverandørkjeden.
Innenfor digital annonsering har Polaris Media retningslinjer for annonsørers bruk av persondata i digital annonsering. Formålet med retningslinjene er å regulere hva annonsører har tillatelse til å samle av informasjon om brukere fra mediehusenes digitale tjenester. Retningslinjene er etablert som del av samarbeid gjennom Mediebedriftenes Landsforening, som er bransjeorganisasjonen for norske publisister. Retningslinjene inkluderer bl.a. forbud mot at tredjeparter kan samle inn opplysninger om brukerne til å bygge og berike egne profiler, som brukes videre i annen markedsføring. Videre er det satt begrensninger med tanke på hvilke leverandører/samarbeidspartnere som tillates å ha tilstedeværelse på mediehusenes nettsider. Arbeidet med å ivareta personvern og datasikkerhet i egen virksomhet, og i leverandørkjeder, er et kontinuerlig arbeid, med høy prioritet i konsernet. Det jobbes også kontinuerlig med å gi brukerne god informasjon og mulighet til å kontrollere hvordan deres data samles og brukes, for å sikre åpenhet.
Trykkerivirksomheten bruker hovedsakelig store nordiske leverandører, eller europeiske. Flere av disse har selv forpliktet seg på selskapsnivå til å arbeide aktivt med bærekraft, menneskerettigheter og sosial ansvarlighet, og har egne strategier for dette. Som del av arbeidet med å fremme menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden skal innkjøps- og kontraktsrutinene gjennomgås og oppdateres.
På konsernnivå er det planlagt tiltak for å forbedre konsernets retningslinjer, rutiner og policyer for innkjøp og leverandøroppfølging på tvers av virksomhetsområdene. Målet med dette er å sikre at de etiske retningslinjene er oppdatert, forankret og implementert i hele konsernet, og i kontraktene med leverandører. Videre skal det sikre gode rutiner på tvers av konsernet knyttet til innkjøp og oppfølging av leverandører. Målet er å reelt fremme menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, både i egen virksomhet og i leverandørkjeden.
Dersom du ønsker mer informasjon om hvordan vi håndterer risikoen for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, kan du kontakte oss på apenhetsloven@polarismedia.no.