REDEGJØRELSE FOR AKTSOMHETSVURDERINGER ETTER ÅPENHETSLOVEN § 5 FOR POLARIS MEDIA ASA
Åpenhetsloven har som formål å fremme virksomheters respekt for grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, samt å sikre allmenheten tilgang til informasjon om hvordan virksomheter arbeider med disse forholdene.
Gjennom åpenhetsloven er Polaris Media ASA som selskap forpliktet til å gjennomføre aktsomhetsvurderinger i tråd med OECDs retningslinjer, og redegjøre for disse i en rapport som skal offentliggjøres senest 30. juni hvert år. Polaris Media er også forpliktet til å svare på henvendelser om hvordan selskapet håndterer risikoen for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Det er opprettet en egen e-postadresse i konsernet som slike henvendelser kan rettes til: apenhetsloven@polarismedia.no.
Følgende redegjørelse etter åpenhetsloven § 5 beskriver Polaris Medias retningslinjer og rutiner for å ivareta menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, hvilke vesentlige risikoer som er identifisert og hvilke tiltak som er iverksatt som følge av de identifiserte risikoområdene. Redegjørelsen dekker tidsperioden 1. januar 2025 til 31. desember 2025.
Den til enhver tid gjeldende redegjørelsen finnes på polarismedia.no og på nettsidene til de selskapene som er selvstendig omfattet.
ORGANISERING OG RETNINGSLINJER
Polaris Media er et av Skandinavias største mediehus- og trykkerikonsern, og omfatter en rekke lokale og regionale mediehus i Norge og i Sverige. I tillegg omfatter konsernet trykkerivirksomhet og distribusjonsvirksomhet, gjennom regionale trykkeriselskaper og distribusjonsselskaper.
Generelt om konsernets organisering, virksomhet, produkter og tjenester
Polaris Media er organisert med en desentralisert struktur der det enkelte virksomhetsområde har stor grad av autonomi. Mediehusvirksomheten er organisert i selvstendige forretningsenheter ut ifra geografiske regioner. Trykkeri- og distribusjonsvirksomheten er organisert i egne enheter. Hver enkelt region, selskap og mediehus har ansvar for egne resultater, og har frihet til å utvikle og implementere strategier som støtter opp under konsernets overordnede målsetninger. Denne organiseringen gir fleksibilitet til å tilpasse seg lokale markeders behov, samtidig som konsernledelsen setter rammer og mål som skal sikre helhetlig styring og bærekraftig vekst.
Virksomhetsområdene er organisert under egne selskaper (hoveddatterselskaper). Konsernsjef og CFO er representert i styrene til de fleste av disse hoveddatterselskapene. I den norske og svenske delen av konsernet er det etablert egne fellesfunksjoner innenfor brukermarked og annonse, som leverer tjenester til alle mediehus i respektive land. Disse fellesfunksjonene styres gjennom styringsgrupper ledet av medlemmer fra konsernledelsen, som sikrer effektiv drift og en tydelig helhetlig kobling mellom strategiske mål og de operasjonelle behovene. I tillegg er fellesfunksjonene PM Teknologi og PM Produkt etablert som felles tjeneste- og fagmiljø for alle mediehus i konsernet. PM Teknologi leverer også tjenester til øvrige virksomheter som Polaris Trykk og Polaris Distribusjon. Disse to fellesfunksjonene er organisert under morselskapet Polaris Media ASA, og styres av henholdsvis CTO og CPO, som begge er en del av konsernledelsen.
Utvalgte øvrige fellesfunksjoner er organisert i konsernadministrasjonen i morselskapet Polaris Media ASA. Både finansiell rapportering og bærekraftsrapportering for hele konsernet er forankret i konsernadministrasjonen. I tillegg er et felles regnskapssenter for alle selskaper i Polaris Media Norge, samt enkelte øvrige fag- og stabsfunksjoner, lokalisert i morselskapet.
Figuren nedenfor gir en oversikt over de produkter og tjenester de ulike virksomhetsområdene i konsernet leverer:
HR i Polaris Media har en organisering med regionale HR-direktører for Stampen Media, Polaris Media Midt-Norge, Polaris Media Sør, Polaris Media Vest, Polaris Media Nordvestlandet og Polaris Media Nord-Norge. Disse HR-direktørene sitter i de regionale ledergruppene. I tillegg har Polaris Distribusjon og Polaris Trykk hver sin HR-sjef med ansvar for egne virksomheter rundt om i landet. HR-organisasjonen koordineres på tvers av konsernet av HR-direktør i Polaris Media Midt-Norge gjennom to ulike samarbeidsforumer. HR-direktørene fra mediehusene sitter i en felles styringsgruppe, og det er etablert en koordineringsgruppe som inkluderer mediehusene, trykkeri- og distribusjonsvirksomheten, samt personalsjef som er ansatt i Polaris Media ASA.
Organisering av arbeidet med aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven
I tillegg til at konsernspissen Polaris Media ASA er omfattet av åpenhetsloven, er enkelte av selskapene i den norske delen av konsernet selvstendig omfattet grunnet sin størrelse. Arbeidet med å håndtere faktiske og potensielle negative konsekvenser for menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i egen virksomhet og leverandørkjeden, skjer i de enkelte selskapene og virksomhetsområdene, i tråd med konsernets retningslinjer.
På konsernnivå er det etablert en arbeidsgruppe som koordinerer arbeidet med aktsomhetsvurderinger og redegjørelser etter åpenhetsloven. Vurderingene og redegjørelsene for datterselskapene som er selvstendig omfattet av åpenhetsloven utarbeides med utgangspunkt i dette arbeidet, og dekker datterselskapene og deres leverandørkjeder. Mange av datterselskapene har sammenfallende risikoer, og ved å organisere arbeidet på denne måten kan det legges til rette for hensiktsmessige tiltak både på konsernnivå og i de enkelte selskapene.
Arbeidsgruppen har ansvar for å koordinere arbeidet med redegjørelsen og legge til rette for en samlet tilnærming til hvordan konsernet og underliggende selskaper håndterer risiko for negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, samt for å svare på informasjonsforespørsler. Gruppen er sammensatt av representanter fra konsernadministrasjonen og fra ledelsen i de ulike virksomhetsområdene; trykk (Norge), distribusjon (Norge og Sverige) og mediehusene (Norge og Sverige).
Organiseringen av arbeidet er forankret i konsernledelsen og konsernstyret, og utføres i tråd med konsernets prinsipper for eierstyring og selskapsledelse som er beskrevet i årsrapportens kapittel «Redegjørelse om foretaksstyring». Polaris Media har felles etiske retningslinjer for hele konsernet. De etiske retningslinjene definerer en ramme for hva Polaris Media anser som ansvarlig opptreden, og skal bidra til at alle som jobber i konsernet opptrer i samsvar med Polaris Medias etiske standard. Polaris Media bygger sine etiske retningslinjer på de fire områdene fra FNs Global Compact: menneskerettigheter, arbeidslivsstandarder, miljø og antikorrupsjon. Dette innebærer at Polaris Media skal drive sin virksomhet i tråd med menneskerettighetene og fremme anerkjennelsen av verdighet og uavhendelige rettigheter for alle mennesker. Som mediebedrift skal Polaris Media ivareta et særskilt ansvar for å sikre demokratiske grunnverdier som ytringsfrihet, pressefrihet og informasjonsfrihet. Det er etablert en varslingskanal og retningslinjer både i Polaris Media Norge og Stampen Media, hvor alle ansatte og eksterne kan varsle om kritikkverdige forhold.
Polaris Media har definert strategiske fokusområder for bærekraft for hele konsernet. Disse inkluderer bl.a. inkludering, mangfold og likestilling, det å være en attraktiv arbeidsplass, ansvarlig markedsføring, og personvern og datasikkerhet. Arbeidet med disse fokusområdene skal fremme menneskerettigheter som ytringsfrihet, likestilling og personvern, samt sørge for anstendige arbeidsforhold for alle konsernets ansatte. Arbeidet med bærekraft fremmer derfor flere av de samme formålene som åpenhetsloven.
IDENTIFISERTE RISIKOER
Det er gjort en overordnet risikovurdering, sett opp mot de vesentlige risikoene som hittil har vært identifisert i arbeidet med aktsomhetsvurderinger i konsernet og leverandørkjeden. Det er ikke funnet noen vesentlige endringer i risikobildet, sammenlignet med tidligere. De identifiserte risikoområdene knytter seg fortsatt hovedsakelig til risikoer i leverandørkjeden, med utgangspunkt i den type produkter/tjenester som inngår og kompleksiteten i leverandørkjeden.
I den overordnede risikovurderingen er følgende områder vurdert som mest vesentlig med hensyn til risikoen for negativ påvirkning på menneskerettigheter og/eller anstendige arbeidsforhold:
- Arbeidsforhold og risiko for sosial dumping i leverandørkjeden til den norske distribusjonsvirksomheten: Innenfor den norske distribusjonsvirksomheten er en andel av budtjenestene utkontraktert, hvilket innebærer at de som utfører budtjenestene er selvstendige oppdragstakere. Dette kan være enkeltpersoner eller selskaper med egne ansatte. I bud- /varebilbransjen er det kjente risikoer knyttet til bl.a. irregulære arbeidsforhold, skatte- og avgiftsunndragelser, sosial dumping og komplekse leverandørkjeder.
- Personvern og datasikkerhet: En stor andel av mediehusenes abonnenter er helt eller delvis digitale abonnenter. Via mediehusenes digitale flater brukes data om brukerne til bl.a. å tilby relevant redaksjonelt og kommersielt innhold, gode brukeropplevelser og konkurransedyktige annonseprodukter. Særlig økosystemet knyttet til digital annonsering er komplekst, med kjente risikoer innenfor personvern og datasikkerhet, bl.a. forbundet med aktører som driver innsamling og bruk av data på tvers av internett på en måte som er krevende for brukere å kontrollere og forstå. Omfattende bruk av persondata bærer med seg en iboende risiko for brukernes rett til privatliv.
- Innsatsfaktorer i trykkerivirksomheten: Trykkerivirksomheten har leverandører som produserer trykkplater, stiftetråd, trykkfarge og papir. I produksjonskjeden av slike innsatsfaktorer er det kjente risikoer forbundet med utvinningen og produksjonen av de råvarene som brukes, slik som bl.a. metall og trevirke. Dette er prosesser som er forbundet med risiko for brudd på menneskerettigheter og arbeidstakerrettigheter. For høyrisikoområder er bl.a. dårlige eller farlige arbeidsforhold, lave lønninger, negativ innvirkning på urfolks rettigheter og mangel på fagforeningsrettigheter kjente risikoer.
- Arbeidsforhold for frilansjournalister: Det er en generell bransjerisiko for at frilansjournalister ikke har regulære og formaliserte arbeidsforhold. Bransjeundersøkelser viser at frilanseres kan oppleve dårlige økonomiske vilkår, inkludert lav lønn, lite ferie og høy arbeidsbelastning.
På bakgrunn av de kjente risikofaktorene knyttet til produktene/tjenestene beskrevet ovenfor, er disse områdene prioritert som de mest vesentlige i arbeidet med aktsomhetsvurderinger i konsernet. På nåværende stadium er det ikke identifisert faktiske negative konsekvenser i egen virksomhet eller i leverandørkjeden, men risikoene som beskrevet ovenfor er potensielle. Arbeidet med å håndtere risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold er et kontinuerlig arbeid. Ved vesentlige endringer i risikobildet gjennom det kontinuerlige arbeidet med aktsomhetsvurderinger, vil det gjøres oppdateringer i prioriteringen av tiltak.
IVERKSATTE TILTAK
I forbindelse med tilpasning til åpenhetsloven, ble det i 2023 etablert en prosess for aktsomhetsvurdering av faktiske og potensielle negative påvirkninger på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden i tråd med OECDs retningslinjer. I slutten av 2025 ble det etablert en innkjøpspolicy og prosedyre i konsernet, som er implementert i 2026. Policyen beskriver hovedprinsippene for gjennomføring av innkjøpsaktiviteter, som skal skje i samsvar med Polaris Medias etiske retningslinjer og de etiske retningslinjene for leverandører. Ved vurdering og valg av leverandører skal leverandørers overholdelse av og respekt for Polaris Medias retningslinjer, inkludert grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsvilkår, vurderes. Innkjøpsprosedyren omfatter prosedyrer for å redusere identifiserte risikoer i leverandørkjeden, eksempelvis knyttet til personvern eller selvstendige oppdragstakere, slik som bud i distribusjonsvirksomheten eller frilansere i mediehusvirksomheten. Målet er å sikre gode rutiner på tvers av konsernet knyttet til innkjøp og oppfølging av leverandører, for å bidra til å identifisere og redusere risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold i leverandørkjeden.
Fra og med årsrapporten for 2024 rapporterer Polaris Media om bærekraft i samsvar med EUs bærekraftsdirektiv (CSRD) og standardene i ESRS. Arbeidet med bærekraft, herunder aktsomhetsvurderinger i forbindelse med dobbelt vesentlighetsanalyse, overlapper i stor grad med aktsomhetsvurderingene tilknyttet risikoer for negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, som åpenhetsloven stiller krav om. I lys av kunnskapen og erfaringene konsernet har fått gjennom bærekraftsarbeidet, blir fokuset i det videre å ytterligere samkjøre og formalisere prosedyrer for risikostyring og internkontroll for aktsomhetsvurderinger, som skal favne både bærekraftsarbeidet og arbeidet med aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven. Dette er nærmere beskrevet under «planlagte tiltak» nedenfor.
I 2025 ble retningslinjer og rutiner for varsling i Polaris Media Norge revidert og oppdatert, og det ble i tillegg utarbeidet retningslinjer for ekstern varsling. Nytt varslingssystem for både intern og ekstern varsling er implementert i 2026. Målet er å gjøre det enklere å varsle, både for interne og eksterne varslere, og tilby en mulighet for å varsle anonymt. Dette vil kunne senke terskelen for varsling, noe som kan bidra til å avdekke risikoer for negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, både i egen virksomhet og i leverandørkjeden, samt sikre en profesjonell håndtering og oppfølging av varslingssaker. Som del av dette arbeidet ble også retningslinjer mot diskriminering og trakassering revidert i 2025, ettersom disse områdene er nært knyttet til varslingsordningen.
Innen alle risikoområdene som er identifisert, er det allerede etablert ulike retningslinjer og tiltak som skal redusere risiko for negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold. Disse er nærmere beskrevet nedenfor, knyttet til de ulike risikoområdene.
Arbeidsforhold og risiko for sosial dumping i leverandørkjeden til den norske distribusjonsvirksomheten
Distribusjonsvirksomheten har kontrakter og kontrollrutiner med leverandørene som stiller krav til overholdelse av arbeidsmiljølov og skatte- og avgiftsregelverk. Det er også et tett samarbeid med leverandørene for å redusere risiko for negativ påvirkning og avdekke avvik. Det siste året er det gjennomført tiltak for å styrke samarbeidet med leverandørene og kontrollrutinene ytterligere. Målet er å forebygge og avdekke negativ påvirkning, og oppnå reell forbedring i leverandørkjeden. I 2025 er det tatt et risikobasert utvalg av leverandørene innenfor distribusjon for videre oppfølging. Som en del av undersøkelsene og oppfølgingen er det etterspurt dokumentasjon knyttet til innbetaling av skatter og avgifter, arbeidsavtaler, innmelding i A-register, HMS-arbeid, arbeidstid og lønnsutbetaling. Undersøkelsene har avdekket at flere av leverandørene har mangler og i disse tilfellene har distribusjonsselskapene gitt leverandørene veiledning og rimelig tid til å rette opp i avdekkede forhold. Det er ikke avdekket faktisk negativ påvirkning gjennom undersøkelsene som er gjort i 2025.
Personvern og datasikkerhet
I arbeidet med personvern er det en overordnet målsetning å sørge for at konsernet til enhver tid etterlever nasjonal og internasjonal lovgivning og retningslinjer for personvern, som skal verne om privatpersoners rett til privatliv. Dette innebærer bl.a. å sørge for at alle som bruker konsernets tjenester gis lett tilgjengelig, gjennomsiktig og tilstrekkelig informasjon om behandling av persondata. Videre å ivareta brukernes rettigheter til å gjøre valg knyttet til bruken av deres data, minimere bruken av data til det som er nødvendig for formålet, og sørge for gode sletterutiner. Dette er et kontinuerlig arbeid som konsernet stadig jobber med å utvikle og forbedre.
Ny norsk ekomlov trådte i kraft 1. januar 2025. Loven harmoniserer det norske ekom-regelverket med det europeiske når det gjelder krav om å innhente aktivt samtykke til bruk av informasjonskapsler og lignende teknologi på nettsider. Både Polaris Media og Stampen Media har implementert samtykkeløsninger for å tilpasse seg regelverket, som har blitt innført til ulik tid i henholdsvis Norge og Sverige.
De siste årene har det vært stor utvikling innen kunstig intelligens (KI), og spesielt bruken av verktøy som ChatGPT har økt kraftig de siste årene. For å ivareta personvern i både utvikling og bruk av slike verktøy i konsernet, er det iverksatt flere tiltak. Polaris Media har etablert generelle retningslinjer for bruk av KI, herunder særskilt bruk av ChatGPT. Formålet med disse retningslinjene er å fremme ansvarlig bruk av KI, slik at mediehusenes redaksjonelle verdier og tillit ivaretas. Polaris Media har også etablert et KI-forum i konsernet bestående av regionale KI-ansvarlige, der personvernspesialist og jurist i konsernet deltar for å identifisere risiko og sikre at personvern hensyntas i utvikling og bruk av KI-verktøy.
Polaris Media jobber kontinuerlig med å forbedre konsernets datasikkerhet for å oppdage, identifisere og respondere på trusler mot IT-systemer og datasikkerheten. I dette arbeidet gjennomføres risikovurderinger knyttet til datasikkerhet og vurdering av om konsernet har tilstrekkelige tiltak på plass for å håndtere truslene. Konsernledelsen og revisjonsutvalget gjennomgår oppdaterte risikovurderinger og tiltak minst en gang i året.
Det vises for øvrig til seksjonene om personvern og datasikkerhet i bærekraftsrapporten for ytterligere beskrivelse av tiltak, som er del av Polaris Medias årsrapport for 2025, publisert på polarismedia.no.
Innsatsfaktorer i trykkerivirksomheten
Trykkerivirksomheten bruker hovedsakelig større nordiske eller europeiske leverandører. Råvarer til produksjon utgjør den største delen av innkjøpene, hvorav papir, trykkfarge og trykkplater utgjør hoveddelen av råvarene. Papirinnkjøp kommer hovedsakelig fra norsk leverandør, mens trykkfarge og trykkplater kommer fra norske og europeiske leverandører. De fire største leverandørene av de ovenfor nevnte råvarene utgjør 92% av totale innkjøp for trykkerivirksomheten i 2025. Flere av disse leverandørene har selv forpliktet seg på selskapsnivå til å arbeide aktivt med bærekraft, menneskerettigheter og sosial ansvarlighet, og har egne strategier for dette.
Arbeidsforhold for frilansere
Alle konsernets mediehus i Norge er medlem av Mediebedriftenes Landsforening (MBL), som er bransjens arbeidsgiverorganisasjon. MBL samarbeider med Norsk Journalistlag, som er en arbeidstakerorganisasjon. Bransjeorganisasjonene samarbeider om felles bransjerisikoer knyttet til f.eks. arbeidsforhold for journalister, herunder frilansere. NJ og MBL har en frilansavtale som er en del av den overordnede tariffavtalen. Denne inkluderer veiledende minstesatser for frilansere som selger innhold til mediehusene som er medlem i MBL.
PLANLAGTE TILTAK
Flere av tiltakene som tidligere er planlagt er nå implementert, og arbeidet videreføres gjennom oppfølging og videreutvikling av eksisterende tiltak. Fremover skal Polaris Media fortsette arbeidet med identifiserte risikoer for å fremme menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, både i egen virksomhet og i leverandørkjeden. Nedenfor beskrives planlagte tiltak for å redusere identifiserte risikoer. Gjennomføringen av disse tiltakene vil gi verdifull innsikt og bidra til en mer presis vurdering av risikoer, som igjen vil kunne bidra til å identifisere om det er behov for ytterligere risikoreduserende tiltak.
Arbeidsforhold og risiko for sosial dumping i leverandørkjeden til den norske distribusjonsvirksomheten
For å redusere risikoen for negativ påvirkning på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold hos selvstendige oppdragstakere i distribusjonsvirksomheten, skal distribusjonsselskapene fortsette med risikobasert leverandøroppfølging og etablerte kontrollrutiner i distribusjonsvirksomheten. Risiko knyttet til mulige irregulære arbeidsforhold hos leverandører, herunder arbeidstid og risiko for overtid uten kompensasjon, vil få ekstra oppmerksomhet. Leverandører som har blitt identifisert med mangler, og som har behov for videre veiledning, skal følges opp særskilt.
Personvern og datasikkerhet
Selskapene i Polaris Media skal videreføre arbeidet med personvern og datasikkerhet i egen virksomhet og leverandørkjede. Konsernet vil følge utviklingen og praktiseringen av regelverket knyttet til ekom-loven tett, herunder de veiledninger og presiseringer som kommer fra norske og europeiske datatilsynsmyndigheter.
For å få en tredjepartsvurdering av Polaris Medias modenhetsnivå innenfor IT-sikkerhet, engasjerer konsernet med noen års mellomrom eksterne eksperter for å foreta en helsesjekk og modenhetsvurdering av IT-sikkerheten. Slik ekstern gjennomgang er planlagt i 2026 for norsk side av konsernet. Dette vil gi et solid faglig grunnlag for å vurdere om iverksatte sikkerhetstiltak- og rutiner er designet og implementert på en hensiktsmessig og effektiv måte ut ifra dagens risikobilde.
Innsatsfaktorer i trykkerivirksomheten
Etter implementering av ny innkjøpspolicy, vil trykkerivirksomheten fortsette arbeidet med å kartlegge risiko og vurdere behov for ytterligere tiltak knyttet til leverandørene av innsatsfaktorene som brukes.
Arbeidsforhold for frilansere
Journalistene i Polaris Media er i all hovedsak faste ansatte. Bruk av frilansere gir mediehusene nødvendig fleksibilitet for å innfri sitt samfunnsoppdrag, samtidig som det gir flere mulighet til å utøve journalistyrket. Polaris Media er opptatt av at også frilansere skal ha gode og forutsigbare arbeidsforhold. Bransjerisikoene knyttet til bruk av frilansere, herunder arbeidsvilkår og kompensasjon, inngår derfor som en del av konsernets aktsomhetsvurderinger. Som ledd i oppfølgingen av konsernets innkjøpspolicy, vil dette området fortsatt ha særskilt oppmerksomhet, med mål om kontinuerlig forbedring.
***
Ytterligere informasjon om hvordan Polaris Media håndterer risikoen for negativ påvirkning på grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, kan fås ved henvendelse til apenhetsloven@polarismedia.no.
Signert versjon av denne redegjørelsen finnes her.
Redegjørelser for selskap i Polaris Media konsernet som er selvstendig omfattet av åpenhetsloven